Tờ khai hải quan là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều người lần đầu thực hiện xuất nhập khẩu trong năm 2026 thường quan tâm. Tờ khai hải quan là một chứng từ quan trọng và bắt buộc để xuất nhập khẩu hàng hóa ra vào lãnh thổ. Đây là bước then chốt trong quy trình vận chuyển chính ngạch. Để biết chi tiết về vai trò cũng như cách điền tờ khai mời bạn theo dõi nội dung sau đây của Hiệp Phước Express.
Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là một loại văn bản bắt buộc phải có trong thủ tục xuất nhập khẩu do chủ hàng (người xuất khẩu và nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện vận tải phải kê khai tất cả thông tin đầy đủ, chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.
Vai trò của tờ khai hải quan trong thủ tục hải quan

Trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu năm 2026 thì tờ khai hải quan mang các vai trò chính như:
- Cung cấp thông tin về hàng hóa: Giúp chi cục hải quan biết rõ được các thông tin về hàng hóa như số lượng, giá trị, tên hàng hóa, xuất xứ, phương thức vận chuyển… để tiến hành kiểm tra theo quy định.
- Kiểm soát hoạt động XNK: Ngăn chặn các mặt hàng hóa cấm vận chuyển đi Campuchia và các quốc gia khác, đồng thời hạn chế hàng giả, hàng kém chất lượng.
- Tính toán và thu các loại phí thuế: Cơ quan hải quan dựa vào tờ khai để tính toán và thu các loại thuế theo quy định của biểu thuế 2026.
- Dữ liệu thống kê: Các dữ liệu này được dùng để thống kê tình hình giao thương quốc tế của quốc gia.
Nội dung cơ bản của tờ khai hải quan

Một tờ khai hải quan tiêu chuẩn khi kết hợp cùng Packing List thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Phần 1: Số tờ khai, mã HS (mã phân loại), mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai.
- Phần 2: Tên và địa chỉ của người nhập khẩu và xuất khẩu.
- Phần 3: Các thông tin chi tiết về lô hàng: tên hàng, số lượng, giá trị, cảng biển hoặc điểm bốc dỡ hàng…
- Phần 4: Số hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn, đồng tiền thanh toán.
- Phần 5: Thuế và sắt thuế do hệ thống tự động tính.
- Phần 6: Kết quả phản hồi từ hệ thống hải quan.
- Phần 7: Các nội dung ghi chú bổ sung.
- Phần 8: Danh sách chi tiết các mặt hàng.
Xem thêm: Commercial Invoice là gì? Tác dụng của hóa đơn thương mại
Các loại tờ khai hải quan phổ biến hiện nay
Tờ khai hải quan xuất nhập khẩu
Dành cho doanh nghiệp thực hiện mua bán, kinh doanh hàng hóa quốc tế thông thường trong năm 2026.
Tờ khai hải quan tạm nhập tái xuất
Dùng cho các lô hàng tạm nhập vào một quốc gia trong thời gian ngắn rồi tiếp tục xuất sang nước thứ ba.
Tờ khai hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ
Dành cho giao dịch giữa doanh nghiệp trong nước với đối tác nước ngoài nhưng hàng hóa được giao nhận ngay tại Việt Nam.
Tờ khai hải quan phi mậu dịch
Thường dùng cho hàng hóa không nhằm mục đích kinh doanh như quà tặng, viện trợ. Đây là loại hình thường dùng khi quý khách gửi quà tặng đi Campuchia cho người thân hoặc đối tác.
Hướng dẫn cách điền tiêu thức trên tờ khai hải quan (Ô 1 – Ô 31)
| Vị trí ô | Nội dung điền |
|---|---|
| Ô số 1: Người xuất khẩu | Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế đơn vị xuất hàng. |
| Ô số 2: Người nhập khẩu | Thông tin đầy đủ của bên nhận hàng tại nước nhập khẩu. |
| Ô số 3: Người ủy thác | Thông tin đơn vị được ủy quyền thực hiện khai báo. |
| Ô số 4: Đại lý hải quan | Tên, địa chỉ, mã số thuế và số hợp đồng của đại lý hải quan. |
| Ô số 5: Loại hình | Mã loại hình XNK tương ứng (Ví dụ: A11, B11…). |
| Ô số 6: Giấy phép | Số và ngày giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành. |
| Ô số 7: Hợp đồng | Số và ngày ký hợp đồng thương mại/phụ lục. |
| Ô số 8: Hóa đơn thương mại | Số hóa đơn và ngày tháng năm phát hành. |
| Ô số 9: Cửa khẩu xuất hàng | Tên cảng hoặc địa điểm bốc hàng lên phương tiện. |
| Ô số 10: Nước nhập khẩu | Quốc gia đích đến cuối cùng của lô hàng. |
| Ô số 11: Điều kiện giao hàng | Ghi rõ quy tắc Incoterms (Ví dụ: EXW, FOB, CIF…). |
| Ô số 12: Phương thức thanh toán | Phương thức thỏa thuận (T/T, L/C, D/P…). |
| Ô số 13: Tiền tệ thanh toán | Mã loại tiền thanh toán (USD, VND, EUR…). |
| Ô số 14: Tỷ giá tính thuế | Tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm đăng ký tờ khai. |
| Ô số 15: Mô tả hàng hóa | Tên hàng, quy cách, kích thước, màu sắc chi tiết. |
| Ô số 16: Mã số hàng hóa | Mã HS code 8 số theo biểu thuế hiện hành năm 2026. |
| Ô số 17: Xuất xứ | Nước sản xuất hàng hóa (theo mã ISO). |
| Ô số 18: Lượng hàng | Số lượng, trọng lượng thực tế của từng mặt hàng. |
| Ô số 19: Đơn vị tính | kg, bộ, cái, chiếc, mét… |
| Ô số 20: Đơn giá nguyên tệ | Giá trị một đơn vị hàng hóa theo đồng tiền ở ô 13. |
| Ô số 21: Trị giá nguyên tệ | Tổng giá trị mặt hàng (Ô 18 nhân Ô 20). |
| Ô số 22: Thuế xuất khẩu | Trị giá tính thuế, thuế suất % và số tiền thuế phải nộp. |
| Ô số 23: Thu khác | Các khoản phụ thu khác theo quy định. |
| Ô số 24: Tổng số tiền thuế | Tổng cộng tiền ô 22 và 23 (ghi bằng số và bằng chữ). |
| Ô số 25: Thông tin container | Số hiệu container, số seal và trọng lượng hàng. |
| Ô số 26: Chứng từ đi kèm | Danh sách các chứng từ đính kèm hồ sơ. |
| Ô số 27: Người khai hải quan | Ngày tháng, ký tên, chức danh và đóng dấu xác nhận. |
| Ô số 28: Kết quả phân luồng | Xanh, Vàng hoặc Đỏ do hệ thống tự động trả về. |
| Ô số 29: Ghi chép của Hải quan | Nội dung ghi chú từ phía công chức hải quan. |
| Ô số 30: Xác nhận thông quan | Dấu xác nhận đã thông quan từ phía Hải quan. |
| Ô số 31: Hải quan giám sát | Phần xác nhận của bộ phận giám sát tại cửa khẩu/cảng. |
Các mức độ phân luồng trên tờ khai hải quan
Có 3 mức độ phân luồng chính theo quy định của hải quan Việt Nam năm 2026:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, thông quan nhanh chóng.
- Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy tờ nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết cả hồ sơ và thực tế hàng hóa. Thường áp dụng cho hàng siêu trường siêu trọng hoặc doanh nghiệp mới.
Lưu ý khi truyền và kê khai tờ khai hải quan

- Khai báo chính xác thông tin, đảm bảo khớp hoàn toàn với Shipping Mark trên kiện hàng.
- Tờ khai tối đa 50 dòng hàng; nếu vượt quá phải bổ sung tờ khai nhánh.
- Cần cập nhật mã HS code mới nhất năm 2026 để tránh sai sót về thuế suất.
- Khi thực hiện vận chuyển hàng hóa đi Campuchia, hãy kiểm tra kỹ mã cửa khẩu biên giới để khai báo.
Các câu hỏi thường gặp
Có mấy cách đăng ký tờ khai hải quan?
Hiện nay có 2 cách là đăng ký tờ khai giấy (cho đối tượng đặc thù) và tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS.
Khi nào cần mở tờ khai hải quan?
Khi doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. Việc lập tờ khai là bắt buộc; nếu không có tờ khai, mọi hoạt động liên quan đến XNK đều không thể thực hiện.
Tờ khai hải quan có giá trị bao nhiêu ngày?
Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục trong vòng 15 ngày kể từ ngày đăng ký thành công trên hệ thống.
Hy vọng thông tin về tờ khai hải quan là gì đã giúp quý khách thuận lợi hơn trong quy trình XNK. Nếu cần tư vấn thêm về vận chuyển hàng hóa đi Thái Lan hay các tuyến quốc tế khác, hãy liên hệ Hiệp Phước Express. Đừng quên tham khảo thêm các thuật ngữ trong ngành logistics tại website của chúng tôi!

Đinh Đình Khoa là CEO của Hiệp Phước Express một công ty chuyên cung cấp dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài uy tín tại Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành logistics, anh Khoa đã đưa Hiệp Phước Express trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực này.


Gọi tư vấn