EXW là gì? giải thích khái niệm và ý nghĩa EXW trong xuất nhập khẩu

EXW là gì? Trong giao dịch thương mại quốc tế, EXW (Ex Works) là điều kiện giao hàng phổ biến quy định rằng người bán giao hàng tại xưởng và người mua chịu mọi chi phí, rủi ro từ điểm đó trở đi. Vậy EXW có ý nghĩa gì trong xuất nhập khẩu và tại sao điều kiện này lại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn? Cùng Hiệp Phước Express tìm hiểu trong bài viết dưới đây để nắm rõ lợi ích và những điều cần lưu ý khi sử dụng EXW.

EXW là gì? khái niệm Ex Works trong thương mại quốc tế

EXW viết tắt của Ex Works là một trong 11 điều kiện giao hàng cơ bản trong Incoterms (Bộ quy tắc thương mại quốc tế) dành cho tất cả các phương thức vận tải: đường thủy nội địa, đường hàng không, đường biển… Dịch sang tiếng Việt, EXW có nghĩa là “Giao hàng tại xưởng” hoặc “Giá xuất xưởng”, phản ánh rõ vị trí giao hàng cũng như giới hạn trách nhiệm của người bán.

Theo điều kiện EXW, người bán hoàn tất nghĩa vụ khi đặt hàng hóa sẵn sàng tại xưởng, kho hoặc một địa điểm chỉ định khác (ví dụ: nhà máy, trung tâm logistics). Từ thời điểm đó, người mua sẽ gánh toàn bộ chi phí và trách nhiệm cho các bước như:

• Vận chuyển nội địa,
• Làm thủ tục hải quan xuất khẩu,
• Đặt chỗ phương tiện vận tải quốc tế (tàu, máy bay, xe tải…),
• Chi trả chi phí phát sinh, bao gồm bảo hiểm (nếu có).

Để hiểu rõ hơn, Hiệp Phước Express xin lấy một ví dụ cụ thể như sau:

Giả sử trong hợp đồng ghi rõ điều kiện:

EXW – Nhà máy Dệt May A, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh – Incoterms 2020

Điều này có nghĩa là: Người bán sẽ hoàn tất nghĩa vụ khi đặt hàng hóa sẵn tại nhà máy Dệt May Thành Công ở Quận Tân Phú. Người mua phải tự thu xếp xe tải đến lấy hàng, chịu toàn bộ trách nhiệm về vận chuyển. Trường hợp hàng hóa bị hư hại sau khi được giao tại điểm EXW, người bán không còn nghĩa vụ bồi thường vì trách nhiệm đã được chuyển giao tại địa điểm giao hàng đã quy định.

Trách nhiệm và nghĩa vụ của người bán và người mua theo EXW

Dưới đây, Hiệp Phước Express sẽ làm rõ các quy định của điều kiện Ex Works, bao gồm trách nhiệm, nghĩa vụ của người bán và người mua trong giao dịch xuất nhập khẩu quốc tế.

Trách nhiệm của người bán (Seller)

Theo điều kiện EXW (Ex Works) trong Incoterms 2020, người bán có trách nhiệm tối thiểu trong toàn bộ quy trình giao nhận. Cụ thể:

• Chuẩn bị hàng hóa đúng hợp đồng: Người bán phải đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng chủng loại, chất lượng và số lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Cùng với đó, người bán cần cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan như hóa đơn thương mại.

• Thông báo địa điểm và thời gian giao hàng: Người bán phải thông báo rõ ràng cho người mua về địa điểm và thời gian giao hàng, đảm bảo hàng hóa đã sẵn sàng tại điểm giao đúng như trong hợp đồng.

• Hỗ trợ thủ tục xuất khẩu (nếu có yêu cầu): Trong trường hợp hợp đồng có điều khoản yêu cầu hoặc người mua đề nghị, người bán có thể hỗ trợ về mặt thông tin và thủ tục giấy tờ liên quan đến xuất khẩu.

• Chịu rủi ro và chi phí cho đến điểm giao hàng: Người bán chịu toàn bộ rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa cho đến khi hàng được đặt tại địa điểm giao hàng đã thỏa thuận.

• Không chịu chi phí bốc hàng lên phương tiện vận tải: Trừ khi hợp đồng có quy định khác, người bán không có nghĩa vụ bốc xếp hàng lên phương tiện do người mua chỉ định và không phải chịu chi phí nào sau điểm giao hàng.

Bạn có thể tìm hiểu thêm qua bài viết Commercial invoice là gì để hiểu rõ hơn về khái niệm và vai trò của hóa đơn thương mại trong giao dịch quốc tế.

Trách nhiệm của người mua (Buyer) thỏa thuận phí EXW

Trong điều kiện EXW (Ex Works) theo Bộ quy tắc Thương mại quốc tế, người mua là bên chịu phần lớn trách nhiệm và chi phí trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ địa điểm giao hàng đến nơi nhận cuối cùng. Cụ thể:

• Tiếp nhận hàng hóa tại địa điểm đã thỏa thuận: Người mua có nghĩa vụ đến đúng thời gian và địa điểm đã được người bán thông báo để nhận hàng. Thông thường, địa điểm này là nhà máy, kho hoặc cơ sở sản xuất của người bán.

• Chịu mọi chi phí và rủi ro sau điểm giao hàng: Từ thời điểm tiếp nhận hàng tại địa điểm giao, người mua sẽ chịu hoàn toàn chi phí và rủi ro bao gồm chi phí bốc xếp, kiểm hàng, đóng gói (nếu cần), phí bảo hiểm (nếu có), chi phí thủ tục nhận hàng và thông quan xuất khẩu, cùng các chi phí phát sinh khác mà người bán đã tạm ứng hoặc hỗ trợ.

• Tự thực hiện thủ tục hải quan và vận chuyển quốc tế: Người mua có trách nhiệm tổ chức phương tiện vận chuyển, làm thủ tục thông quan xuất khẩu tại nước người bán (nếu được yêu cầu), quá cảnh và nhập khẩu tại nước đến. Mọi phí tổn và nghĩa vụ liên quan đến các công đoạn này đều do người mua gánh vác.

Điểm chuyển giao rủi ro và chi phí

Điểm chuyển giao rủi ro và chi phí trong điều kiện EXW (Ex Works) là khi hàng hóa được giao tại địa điểm đã thỏa thuận, thường là kho, nhà máy hoặc cơ sở sản xuất của người bán. Từ thời điểm này, người mua sẽ chịu toàn bộ rủi ro về mất mát, hư hỏng hàng hóa và các chi phí liên quan, bao gồm chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế, và các khoản phí khác cho đến khi hàng hóa được giao đến nơi nhận cuối cùng.

Phân biệt EXW với FOB trong xuất nhập khẩu

Trong Incoterms 2020, EXW (Ex Works giao tại xưởng) và FOB (Free On Board giao lên tàu) là hai điều kiện phổ biến nhưng có mức độ trách nhiệm và phân chia chi phí hoàn toàn khác nhau. Việc lựa chọn EXW hay FOB ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi, nghĩa vụ và chiến lược logistics của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

So sánh EXW và FOB điều kiện, trách nhiệm, điểm giao

Để hình dung rõ hơn sự khác biệt giữa EXW và điều kiện phổ biến khác là FOB, bảng so sánh dưới đây sẽ giúp làm rõ các tiêu chí về trách nhiệm, chi phí và điểm chuyển giao hàng hóa.

Tiêu chí	EXW (Ex Works)	FOB (Free On Board)
Điểm giao hàng	Tại cơ sở của người bán (nhà máy, kho, xưởng…)	Tại cảng xếp hàng ở nước xuất khẩu, sau khi hàng đã được đưa lên tàu
Người chịu chi phí vận chuyển	Người mua chịu toàn bộ chi phí từ điểm giao hàng đến nơi nhận	Người bán chịu chi phí vận chuyển nội địa đến cảng và bốc hàng lên tàu
Người làm thủ tục xuất khẩu	Người mua (hoặc thuê đơn vị khác làm)	Người bán có nghĩa vụ làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Người chịu rủi ro vận chuyển	Người mua chịu rủi ro ngay khi hàng được giao tại cơ sở người bán	Người bán chịu rủi ro đến khi hàng được bốc lên tàu
Mức độ trách nhiệm của người bán	Tối thiểu chỉ cần chuẩn bị hàng sẵn sàng và thông báo thời gian nhận	Trung bình bao gồm vận chuyển nội địa và thông quan xuất khẩu
Chứng từ đi kèm	Hóa đơn thương mại, giấy tờ liên quan theo hợp đồng	Hóa đơn, vận đơn đường biển (B/L), chứng từ xuất khẩu, phiếu đóng gói…

Khi nào nên chọn EXW thay vì các điều kiện khác

Việc lựa chọn điều kiện EXW phù hợp khi:

• Người mua có hệ thống logistics mạnh: Có kinh nghiệm trong việc tự vận hành chuỗi cung ứng, chủ động thuê dịch vụ vận tải, làm thủ tục hải quan và kiểm soát toàn bộ quy trình.
• Tối ưu hóa chi phí từ phía người mua: Khi người mua muốn chủ động đàm phán chi phí vận chuyển, bảo hiểm, lưu kho với bên thứ ba để tiết kiệm chi phí hoặc nhận ưu đãi tốt hơn.
• Giao dịch nội khối có luật hỗ trợ: Trong một số khu vực thương mại tự do hoặc nội khối, EXW giúp đơn giản hóa quy trình giao nhận khi không cần nhiều thủ tục hải quan phức tạp.

Ý nghĩa của EXW trong thương mại quốc tế

Trong thương mại quốc tế, điều kiện EXW (Ex Works) được xem là một trong những điều khoản cơ bản nhất của Incoterms, mang ý nghĩa quan trọng trong việc xác lập phạm vi trách nhiệm giữa các bên trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế.

• Minh bạch về trách nhiệm và chi phí: EXW quy định rõ ràng rằng người bán hoàn thành nghĩa vụ khi hàng hóa được đặt sẵn tại cơ sở của họ (kho, nhà máy…). Từ thời điểm đó, toàn bộ chi phí và rủi ro chuyển sang cho người mua. Điều này giúp giảm thiểu tranh chấp phát sinh do hiểu lầm về trách nhiệm trong khâu vận chuyển và giao nhận.
• Thích hợp cho người mua chủ động trong logistics: Điều kiện EXW đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhập khẩu có năng lực tổ chức vận chuyển quốc tế, am hiểu thủ tục hải quan và có đại lý ủy thác riêng tại nước sở tại. Với EXW, người mua toàn quyền điều phối chuỗi cung ứng từ khâu lấy hàng đến thông quan nhập khẩu, qua đó tối ưu hóa chi phí và thời gian.
• Tối giản nghĩa vụ cho người bán: EXW giúp người bán tránh được những thủ tục phức tạp liên quan đến vận chuyển quốc tế, bảo hiểm, hay thông quan xuất khẩu. Đây là lựa chọn lý tưởng với các nhà sản xuất nhỏ, doanh nghiệp nội địa hoặc những trường hợp giao hàng mang tính thử nghiệm, với số lượng nhỏ và giá trị thấp.

Quy trình giao nhận hàng hóa theo EXW

Điều kiện EXW (Ex Works) quy định người bán chỉ cần đặt hàng hóa sẵn sàng tại địa điểm giao hàng quy định (thường là kho hoặc xưởng sản xuất). Từ đó, toàn bộ quy trình còn lại do người mua chịu trách nhiệm tổ chức.

Các bước thực hiện từ người bán đến người mua

Bước	Bên thực hiện	Nội dung công việc
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa	Người bán	Đóng gói, dán nhãn, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng tại điểm giao đã thỏa thuận (ví dụ: kho tại TP.HCM).
Bước 2. Thông báo sẵn sàng giao hàng	Người bán	Gửi thông tin chi tiết cho người mua: địa điểm, thời gian, tình trạng hàng hóa.
Bước 3. Nhận hàng tại kho	Người mua (hoặc đại lý)	Đến kho người bán, kiểm tra hàng hóa và tiến hành bốc dỡ lên phương tiện vận chuyển.
Bước 4. Tổ chức vận chuyển quốc tế	Người mua	Đặt phương tiện, chuẩn bị chứng từ (commercial invoice, packing list…), thuê forwarder nếu cần.
Bước 5. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu (nếu pháp luật yêu cầu)	Người mua	Tùy vào quốc gia, thủ tục hải quan có thể do người mua hoặc thông qua đại lý ủy thác thực hiện.
Bước 6. Giao hàng tại đích đến	Người mua	Tiếp tục thực hiện thủ tục nhập khẩu, vận chuyển nội địa và đưa hàng vào sử dụng.

Lưu ý: Nếu không có thỏa thuận bổ sung, người bán không chịu trách nhiệm chất hàng lên xe, cũng như không làm thủ tục hải quan xuất khẩu.

Ví dụ minh họa tình huống EXW thực tế

Tình huống: Một công ty tại Việt Nam (Công ty A) bán 5 tấn linh kiện cơ khí cho khách hàng ở Đức (Công ty B) theo điều kiện EXW – Nhà máy tại Bình Dương.
Thực tế thực hiện:

• Công ty A thông báo cho Công ty B rằng hàng đã sẵn sàng tại nhà máy vào ngày 10/05.
• Công ty B ủy quyền cho một đơn vị vận tải quốc tế (forwarder) tại Việt Nam đến nhận hàng.
• Forwarder đến nhà máy, tự bốc dỡ và vận chuyển hàng về cảng Cát Lái.
• Forwarder thay mặt Công ty B làm thủ tục xuất khẩu, đặt booking, đóng container và thực hiện vận chuyển sang Đức.
• Khi hàng đến cảng Hamburg, Công ty B làm thủ tục nhập khẩu và tiếp nhận hàng.

Tóm lại: Trong điều kiện EXW, người bán hoàn tất nghĩa vụ khi hàng đã sẵn sàng tại địa điểm giao, còn toàn bộ phần sau đều do người mua chịu trách nhiệm tổ chức và chi trả.

Nếu bạn quan tâm đến các loại giấy tờ trong xuất nhập khẩu thì bạn nên tham khảo thêm vận đơn hoàn hảo là gì.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng EXW

Mặc dù điều kiện EXW mang lại nhiều lợi ích trong giao dịch quốc tế, nhưng để tránh rủi ro và hiểu rõ trách nhiệm của mỗi bên, người mua và người bán cần lưu ý những điểm sau:

• Hợp đồng cần quy định rõ ràng: EXW chỉ có hiệu lực trong phạm vi các điều khoản đã được cam kết. Mọi nghĩa vụ phát sinh ngoài hợp đồng cần được thỏa thuận và bổ sung rõ ràng.
• Người mua phải có khả năng tự tổ chức vận chuyển và làm thủ tục xuất khẩu: Nếu không thể chủ động xử lý thủ tục hải quan hoặc không có đối tác hỗ trợ, EXW không phải là lựa chọn phù hợp.
• Phải xác định rõ địa điểm giao hàng và phân chia rủi ro: Địa điểm giao hàng (nhà máy, kho cụ thể) phải được nêu trong hợp đồng. Đồng thời cần làm rõ ai chịu phí bốc xếp và vận chuyển nội địa.
• Người bán không có trách nhiệm bốc hàng: Trừ khi có thỏa thuận riêng, người bán không bắt buộc hỗ trợ bốc xếp hàng hóa lên phương tiện của người mua.
• Người bán cần được cung cấp thông tin cơ bản: Dù không có nghĩa vụ khai báo, người bán nên được biết những thông tin cần thiết để phục vụ kê khai thuế, lưu hồ sơ, báo cáo nội bộ.
• Người mua phải trực tiếp giao dịch: EXW yêu cầu người mua là người đứng tên và thực hiện giao dịch quốc tế. Nếu phải ủy quyền cho bên thứ ba, cần xem xét lại tính phù hợp của điều kiện này.

Cùng chủ đề giải đáp thắc mắc về xuất nhập khẩu, bạn có thể xem thêm bài viết về Packing list là gì?

Tóm lại, EXW là gì? Đây là điều kiện giao hàng có lợi cho người bán, nhưng yêu cầu người mua phải chủ động trong việc vận chuyển và thủ tục hải quan. Hiểu rõ EXW giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, kiểm soát quy trình vận chuyển và giảm thiểu rủi ro trong giao dịch quốc tế. Hiệp Phước Express hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn đầy đủ và rõ ràng về điều kiện EXW.