Quy cách hàng hóa là gì?

“Quy cách hàng hóa là gì” là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm khi bước vào lĩnh vực sản xuất, phân phối và xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ quy chuẩn hàng hóa không chỉ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn tối ưu quy trình quản lý, vận hành và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Trong bài viết sau hãy cùng Hiệp Phước Express tìm hiểu chi tiết về khái niệm quy cách hàng hóa.

Quy cách hàng hóa là gì?

Quy cách hàng hóa (Product Specification) là tập hợp các thông tin mô tả chi tiết và tiêu chuẩn kỹ thuật về sản phẩm, bao gồm kích thước, trọng lượng, chất liệu, màu sắc, cấu tạo, độ bền, hình thức đóng gói và các yêu cầu kỹ thuật đặc thù khác.

Trong xuất nhập khẩu, quy cách hàng hóa là một phần quan trọng trong hệ thống tiêu chuẩn hóa sản phẩm, nhằm thiết lập các thông số kỹ thuật cụ thể và nhất quán cho từng loại hàng hóa. Tùy theo ngành nghề, sản phẩm và mục tiêu thị trường mà quy cách hàng hóa có thể được quy định theo chuẩn doanh nghiệp hoặc quốc gia (TCVN), quốc tế (ISO, ASTM, GMP…).

4 mục đích của quy cách đóng gói hàng hóa:

• Đảm bảo chất lượng: Giúp nhà sản xuất kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu ra một cách đồng bộ và chính xác.
• Đáp ứng yêu cầu thị trường: Giúp sản phẩm đạt chuẩn về kỹ thuật, thẩm mỹ, vệ sinh an toàn thực phẩm, hoặc các yêu cầu đặc thù trong logistics và thương mại quốc tế.
• Tạo thuận lợi trong thương mại: Giúp người mua, người bán và đơn vị vận chuyển hiểu rõ đặc điểm sản phẩm để tính toán chi phí, lựa chọn phương án vận chuyển và thực hiện các thủ tục liên quan.
• Giảm thiểu rủi ro: Tránh sai sót trong quá trình sản xuất, đóng gói và phân phối do hiểu nhầm hoặc không rõ về đặc tính sản phẩm.

Quy cách hàng hóa tiêu chuẩn bao gồm yếu tố gì

Việc xác định quy cách hàng hóa không chỉ dừng lại ở tên gọi hay mẫu mã sản phẩm, mà còn bao gồm hàng loạt yếu tố kỹ thuật và chức năng chi tiết. Dưới đây là những thành phần quan trọng cấu thành nên một bảng quy cách hàng hóa đầy đủ:

Kích thước và trọng lượng

Yếu tố kích thước và trọng lượng hàng hóa này ảnh hưởng trực tiếp đến việc lưu kho, vận chuyển và định giá sản phẩm. 3 thông số cơ bản nhất của mọi sản phẩm, bao gồm:

• Chiều dài, chiều rộng, chiều cao
• Đường kính (đối với sản phẩm hình tròn, hình trụ)
• Khối lượng tịnh (net weight) và trọng lượng cả bao bì (gross weight)

Thành phần và vật liệu

Quy chuẩn đóng hàng cũng sẽ phải theo yêu cầu của đơn sản xuất hoặc thỏa thuận mua bán. Trong đó, yếu tố tiêu chuẩn về thành phần vật liệu là bắt buộc phải theo.

• Loại vật liệu sử dụng: nhựa, kim loại, thủy tinh, giấy, gỗ, v.v…
• Tỷ lệ các thành phần (đặc biệt với sản phẩm pha trộn như thực phẩm, hóa chất, mỹ phẩm…)
• Nguồn gốc vật liệu: ví dụ như “100% cotton nhập khẩu từ Hàn Quốc” hoặc “thép không gỉ tiêu chuẩn 304”

Tính chất vật lý của hàng hóa

Tùy theo loại sản phẩm, quy cách hàng hóa có thể liệt kê theo các tính chất vật lý như sau:

• Độ cứng (ví dụ: thang Mohs với khoáng sản)
• Độ bền kéo, bền uốn
• Khả năng chịu nhiệt, chịu lực, kháng nước, kháng bụi
• Tính trong suốt, màu sắc

Tính chất hóa học của hàng hóa

Quy chuẩn hàng hóa theo tính chất hóa học là đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất:

• Độ pH
• Hàm lượng các chất (ví dụ: đường, protein, chì, thủy ngân, ethanol…)
• Thành phần hóa học tổng thể
• Chỉ tiêu kim loại nặng, vi sinh vật nếu có yêu cầu kiểm định

Tính chất cơ học của hàng hóa

Tính chất cơ học thường phù hợp với sản phẩm công nghiệp, cơ khí, kỹ thuật cao:

• Độ dẻo
• Độ đàn hồi
• Khả năng chống mài mòn, chống rạn nứt

Tính chất điện của sản phẩm

Quy cách chuẩn này thường áp dụng cho các sản phẩm điện, điện tử:

• Điện áp hoạt động
• Cường độ dòng điện
• Công suất tiêu thụ
• Tần số, mức độ tiêu chuẩn an toàn điện

Chức năng và hiệu suất sử dụng

Mọi thông tin về công năng của hàng hóa phải được liệt kê đầy đủ, từ các chức năng chính cho đến các chỉ số hiệu suất:

• Tốc độ vận hành
• Hiệu suất tiết kiệm năng lượng
• Tuổi thọ sử dụng dự kiến
• Mức độ đáp ứng theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: ISO, CE, RoHS…)

Chuẩn quy cách đóng gói

Việc đóng gói hàng hóa cũng phải theo quy chuẩn của thị trường hoặc khu vực nhập hàng, Bao gồm:

• Loại vật liệu đóng gói: carton, gỗ, túi nilon, màng co…
• Kích thước bao bì, số lượng sản phẩm trong mỗi đơn vị đóng gói
• Phương pháp đóng gói: hút chân không, đóng gói tự động, đóng thủ công

Yêu cầu về nhãn mác trên bao bì

Trên bao bì sản phẩm khi xuất nhập khẩu thì phải có những thông tin sau:

• Các thông tin bắt buộc: tên sản phẩm, mã vạch, thành phần, hướng dẫn sử dụng.
• Cảnh báo an toàn: sản phẩm dễ cháy, dễ vỡ, độc hại…
• Xuất xứ sản phẩm, ngày sản xuất, hạn sử dụng.
• Biểu tượng tiêu chuẩn (ISO, chứng nhận Organic, CE…).

Tầm quan trọng của quy cách hàng hóa đối với doanh nghiệp

Việc xây dựng và tuân thủ quy cách hàng hóa không chỉ đơn thuần là yêu cầu về kỹ thuật mà còn đóng vai trò chiến lược trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Cụ thể:

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Quy cách giúp xác định rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật cần đạt được, từ đó kiểm soát được chất lượng đầu ra, hạn chế hàng lỗi, hàng không đạt yêu cầu.
• Nâng cao uy tín thương hiệu: Một doanh nghiệp có sản phẩm đồng đều, rõ ràng về quy cách sẽ tạo dựng được niềm tin với đối tác và khách hàng, đặc biệt trong các thị trường có yêu cầu khắt khe như EU, Mỹ, Nhật Bản…
• Tuân thủ quy định pháp luật: Việc thể hiện đầy đủ thông tin quy cách theo chuẩn quy định là cơ sở để sản phẩm được phép lưu hành trên thị trường trong nước và quốc tế, tránh vi phạm quy định về chất lượng, ghi nhãn, an toàn…
• Giảm thiểu rủi ro: Khi có tranh chấp về chất lượng, quy cách là căn cứ pháp lý rõ ràng để xác định trách nhiệm, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro kiện tụng, khiếu nại.
• Tối ưu hóa chi phí: Sản phẩm đạt quy cách giúp giảm hàng tồn kho, hàng lỗi, chi phí tái sản xuất và bảo hành, đồng thời tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
• Tạo lợi thế cạnh tranh: Sản phẩm rõ ràng về thông số, chất lượng và đóng gói sẽ dễ dàng hơn khi tham gia đấu thầu, xuất khẩu, hoặc lên sàn thương mại điện tử, từ đó tăng khả năng cạnh tranh.

Quy cách hàng hóa đóng rất nhiều vai trò vận hành kinh doanh của một doanh nghiệp, tiêu biểu như trường hợp vận chuyển hàng hóa chuyển khẩu. Quy cách hàng hóa sẽ là căn cứ xác định cách vận chuyển, thủ tục hải quan và giám sát trong quá trình chuyển khẩu. Nếu quy cách sai lệch hoặc không rõ ràng, thì dễ bị ách tắc hải quan, chậm giao hàng, thậm chí bị phạt.

Ví dụ về quy cách hàng hóa cho một số loại sản phẩm

Dưới đây là các ví dụ cụ thể giúp bạn hình dung rõ hơn về cách quy cách hàng hóa được áp dụng trong thực tế:

Quy cách hàng hóa cho thực phẩm

• Thành phần dinh dưỡng: tỷ lệ đạm, béo, tinh bột…
• Quy cách đóng gói: 500g/gói, hút chân không, túi zipper.
• Hạn sử dụng: 12 tháng kể từ ngày sản xuất.
• Điều kiện bảo quản: bảo quản nơi khô ráo, nhiệt độ từ 5 – 25°C.
• Nhãn mác: ghi đầy đủ thông tin theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP về ghi nhãn hàng hóa thực phẩm.

Quy cách hàng hóa cho quần áo

• Chất liệu vải: 100% cotton, co giãn 4 chiều.
• Kích cỡ: M – L – XL – XXL (kèm số đo chi tiết theo tiêu chuẩn).
• Màu sắc: đen, trắng, xanh navy.
• Quy cách đóng gói: từng sản phẩm đựng trong túi nilon dán tem size.
• Hướng dẫn giặt là: giặt máy chế độ nhẹ, không tẩy, ủi dưới 120°C.

Quy cách hàng hóa cho thiết bị điện tử

• Tên sản phẩm: Loa Bluetooth X123
• Công suất: 20W
• Điện áp: 5V DC – 2A
• Tần số đáp ứng: 80Hz – 20kHz
• Kích thước: 150 x 60 x 60 mm
• Trọng lượng: 600g
• Hướng dẫn sử dụng và bảo hành kèm trong hộp.
• Quy cách đóng gói: hộp carton 3 lớp, kèm xốp bảo vệ.

Quy cách hàng hóa cho vật liệu xây dựng

• Tên sản phẩm: Gạch ốp tường Ceramic 300x600mm
• Thành phần: đất sét, feldspar, kaolin
• Độ hút nước: < 6%
• Cường độ chịu lực: > 35 MPa
• Đóng gói: 8 viên/thùng, 1.44m², khối lượng ~25kg/thùng
• Nhãn thùng ghi rõ tên nhà sản xuất, mã sản phẩm, tiêu chuẩn TCVN.

Những ví dụ này cho thấy việc xây dựng quy cách không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý sản xuất mà còn là điều kiện bắt buộc để thâm nhập các thị trường trong và ngoài nước.

Cách kiểm tra quy cách hàng hóa hiệu quả

Việc kiểm tra quy cách hàng hóa là bước quan trọng để đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu của khách hàng và quy định pháp luật. Dưới đây là các bước kiểm tra hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Bước 1: Xác định yêu cầu của khách hàng: Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc nghiên cứu thị trường và thu thập phản hồi từ khách hàng để nắm rõ yêu cầu về chất lượng, kích thước, bao bì, tính năng… từ đó thiết lập quy cách phù hợp.
• Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn chất lượng phù hợp: Tùy theo ngành hàng, doanh nghiệp nên lựa chọn các bộ tiêu chuẩn quốc tế hoặc quốc gia như: ISO 9001: Hệ thống quản lý chất lượng, TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam, GMP: Thực hành sản xuất tốt…
• Bước 3: Xây dựng quy trình kiểm tra chất lượng: Điều này giúp phát hiện lỗi sớm và giảm rủi ro sản phẩm lỗi đến tay khách hàng. Một quy trình kiểm tra hiệu quả cần có các bước cụ thể: Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào; Kiểm tra trong quá trình sản xuất (in-process); Kiểm tra thành phẩm trước khi xuất kho
• Bước 4: Sử dụng thiết bị đo lường và kiểm tra chính xác: Các thiết bị như cân điện tử, máy đo độ ẩm, máy đo kích thước, máy test độ bền… cần được hiệu chuẩn định kỳ để đảm bảo tính khách quan và độ chính xác cao.
• Bước 5: Đào tạo nhân viên kiểm tra chất lượng: Đội ngũ kiểm định cần được đào tạo bài bản về tiêu chuẩn sản phẩm, kỹ thuật kiểm tra và kỹ năng đánh giá lỗi. Nhân viên có năng lực sẽ giúp giảm sai sót và nâng cao năng suất kiểm tra.
• Bước 6: Lưu trữ hồ sơ và báo cáo kết quả kiểm tra: Tất cả dữ liệu kiểm tra cần được ghi chép, lưu trữ đầy đủ để phục vụ việc truy xuất nguồn gốc, kiểm toán nội bộ hoặc đối chiếu khi xảy ra khiếu nại. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp cải tiến quy trình và chất lượng sản phẩm.

Các câu hỏi thường gặp về quy cách hàng hóa trong XNK FAQ

Tại sao quy cách hàng hóa lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Quy cách hàng hóa giúp kiểm soát chất lượng, tạo sự nhất quán trong sản xuất và tăng độ tin cậy của thương hiệu khi xuất khẩu hoặc phân phối nội địa. Ngoài ra, nó còn là yếu tố bắt buộc khi tham gia đấu thầu, ký kết hợp đồng quốc tế hoặc xin giấy phép lưu hành.

Làm thế nào để xây dựng quy cách hàng hóa phù hợp với sản phẩm của mình?

Doanh nghiệp cần kết hợp giữa yêu cầu kỹ thuật của ngành, mong muốn của khách hàng và khả năng sản xuất thực tế. Có thể tham khảo các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc tế hoặc các tài liệu hướng dẫn kỹ thuật để thiết kế bộ quy cách phù hợp và khả thi.

Có những tiêu chuẩn chất lượng nào liên quan đến quy cách hàng hóa?

Dưới đây là một số loại tiêu chuẩn chất lượng phổ biến trong môi trường quốc tế, bao gồm:

• ISO 9001 (quản lý chất lượng)
• GMP, HACCP (thực phẩm, dược phẩm)
• TCVN, ASTM, JIS, DIN (tiêu chuẩn kỹ thuật ngành)
• RoHS, CE, FDA (đối với sản phẩm xuất khẩu vào thị trường đặc thù)

Qua bài viết trên, ta có thể thấy quy cách hàng hóa không chỉ là tập hợp các thông số kỹ thuật mà còn là bệ phóng cho chất lượng hàng hóa và thương hiệu doanh nghiệp. Việc xây dựng và kiểm tra quy chuẩn hàng hóa đúng cách cũng sẽ giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Nếu như bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về các thông tin xuất nhập khẩu khác thì hãy theo dõi website Hiệp Phước Express nhé!