Vận đơn đường bộ là gì? Các loại vận đơn và chứng từ cần có

Vận đơn đường bộ là gì? Đây là một trong những chứng từ vận chuyển quan trọng, giúp đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi giữa bên gửi, đơn vị vận chuyển và bên nhận trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ. Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ và nhu cầu giao nhận hàng hóa ngày càng gia tăng, việc hiểu rõ khái niệm vận đơn đường bộ cùng các hình thức vận tải liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình logistics, kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả giao nhận. Cùng Hiệp Phước Express tìm hiểu chi tiết các thông tin quan trọng về vận đơn đường bộ trong nội dung dưới đây.

1. Vận đơn đường bộ là gì?

Vận đơn đường bộ là gì? một chứng từ quan trọng trong hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ. Đây là văn bản có giá trị pháp lý, thể hiện các điều kiện và thỏa thuận giữa người gửi hàng, đơn vị vận chuyển và người nhận hàng. Một vận đơn đường bộ tiêu chuẩn cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin bên người gửi: Bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại của người gửi, giúp người nhận xác định rõ nguồn hàng và hỗ trợ đơn vị vận chuyển liên hệ kịp thời khi phát sinh sự cố..
• Thông tin bên người nhận hàng: Ghi rõ tên, địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ của người nhận, nhằm đảm bảo giao đúng người, đúng địa điểm và hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận.
• Mô tả đơn hàng: Thể hiện chi tiết loại hàng, số lượng, trọng lượng và các đặc điểm liên quan. Thông tin này giúp người nhận dễ dàng đối chiếu hàng hóa, đồng thời hỗ trợ đơn vị vận chuyển lựa chọn phương tiện phù hợp.
• Thông tin phương tiện: Bao gồm loại phương tiện, đặc điểm và biển số xe, nhằm xác định phương tiện đủ điều kiện kỹ thuật và năng lực vận chuyển hàng hóa an toàn.
• Cước phí vận đơn: Ghi rõ chi phí vận tải và các phụ phí liên quan như phí bốc xếp, phí nhiên liệu,… đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc đối soát, thanh toán.
• Thời gian và điều kiện giao hàng: Bao gồm thời gian dự kiến giao nhận cùng các yêu cầu về đóng gói, bảo quản hàng hóa, giúp các bên tuân thủ đúng cam kết trong suốt quá trình vận chuyển.
• Chữ ký và dấu xác nhận thỏa thuận: Chữ ký và dấu xác nhận của các bên liên quan là yếu tố bắt buộc để vận đơn có hiệu lực pháp lý, đồng thời là căn cứ giải quyết tranh chấp (nếu có) phát sinh sau này.

Xem thêm: Vận chuyển đường bộ quốc tế là gì hiểu rõ từ A-Z

2. Vai trò của vận đơn trong Logistics

Vận đơn đường bộ là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng trong hoạt động logistics và vận chuyển hàng hóa. Chứng từ này không chỉ ghi nhận thông tin giao nhận mà còn giúp xác lập quyền lợi và trách nhiệm giữa các bên liên quan trong quá trình vận chuyển. Vai trò cụ thể như sau:

• Cung cấp thông tin vận chuyển: Thể hiện đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, đơn vị vận chuyển, lộ trình di chuyển cũng như thời gian giao hàng dự kiến, giúp quá trình giao nhận diễn ra minh bạch và chính xác.
• Ghi nhận thông tin hàng hóa: Vận đơn liệt kê chi tiết các thông tin về hàng hóa như chủng loại, số lượng, trọng lượng, tình trạng hàng,… Đây là căn cứ quan trọng để kiểm soát và đối chiếu trong suốt quá trình vận chuyển.
• Cơ sở thực hiện thủ tục hải quan: Trong trường hợp hàng hóa vận chuyển đường bộ qua biên giới, vận đơn đường bộ là một trong những chứng từ thiết yếu phục vụ khai báo hải quan, hỗ trợ quá trình thông quan diễn ra thuận lợi.
• Căn cứ thanh toán chi phí vận chuyển: Vận đơn thể hiện các khoản chi phí liên quan như cước vận chuyển, phí bảo hiểm, phụ phí phát sinh,… giúp các bên dễ dàng đối soát và thanh toán minh bạch.
• Chứng từ pháp lý trong giao dịch mua bán hàng hóa: Vận đơn đường bộ còn đóng vai trò là chứng từ pháp lý trong các hoạt động mua bán, chuyển nhượng hoặc cầm cố hàng hóa, góp phần bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia.

3. Vận đơn đường bộ có bao nhiêu loại?

Vận đơn trong chuyển phát đường bộ được phân loại thành nhiều yếu tố khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển và quyền lợi đôi bên. Vậy các loại vận đơn đường bộ là gì?

3.1. Vận đơn theo phương tiện

• Vận đơn xe tải (Truck Bill of Lading): Sử dụng vận chuyển bằng xe tải theo hình thức FTL, LTL. Đây là loại vận đơn phổ biến trong vận tải đường bộ.
• Vận đơn container (Container Bill of Lading): Vận chuyển hàng hóa bằng xe container, thường dùng để gửi các mặt hàng có trọng lượng lớn hoặc cần bảo quản đặc biệt.
• Vận đơn xe chuyên dụng (Specialized Vehicle Bill of Lading): Được dùng để vận chuyển những mặt hàng chuyên dùng, hàng quá khổ, quá tải như xe bồn, xe đông lạnh.

Xem thêm: Chi tiết bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì đầy đủ

3.2. Vận đơn theo đơn vị cấp vận đơn

• Vận đơn của nhà vận chuyển (Carrier Bill of Lading): Do chính đơn vị vận chuyển phát hành, thể hiện rõ các điều khoản, trách nhiệm và cam kết giao nhận hàng hóa giữa nhà vận chuyển và khách hàng. Đây là loại vận đơn phổ biến nhất trong hoạt động logistics.
• Vận đơn của người giao nhận (Forwarder’s Bill of Lading): Được phát hành bởi đơn vị giao nhận khi họ đóng vai trò trung gian tổ chức vận chuyển cho khách hàng. Với loại vận đơn này, người giao nhận chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ quá trình vận chuyển, bao gồm việc sử dụng các đơn vị vận tải khác.

3.3. Vận đơn theo tính sở hữu

Vận đơn theo tính sở hữu được phân loại dựa trên khả năng chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa trong quá trình giao dịch. Theo đó, vận đơn gồm hai loại chính:

• Vận đơn có thể chuyển nhượng (Negotiable Bill of Lading): Cho phép người sở hữu vận đơn chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho bên thứ ba thông qua hình thức ký hậu. Loại vận đơn này thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại quốc tế, nơi hàng hóa có thể được mua bán nhiều lần trước khi đến tay người nhận cuối cùng.
• Vận đơn không chuyển nhượng (Non-negotiable Bill of Lading): Không cho phép chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa. Chỉ người được ghi rõ tên trên vận đơn mới có quyền nhận hàng, do đó loại vận đơn này phổ biến trong các giao dịch nội địa hoặc các lô hàng có người nhận cố định.

3.4. Vận đơn theo ghi chú lô hàng

Vận đơn theo tình trạng hàng hóa phản ánh hiện trạng của lô hàng tại thời điểm giao cho đơn vị vận chuyển, bao gồm hai loại chính:

• Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of Lading): Trên vận đơn không có bất kỳ ghi chú hay phê chú nào về hư hỏng hàng hóa hoặc bao bì. Điều này đồng nghĩa với việc hàng hóa được bàn giao cho đơn vị vận chuyển trong tình trạng nguyên vẹn và đạt yêu cầu.
• Vận đơn không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading): Trên vận đơn có ghi chú về tình trạng bất thường của hàng hóa hoặc bao bì, chẳng hạn như hư hỏng, móp méo, rách vỡ. Loại vận đơn này tiềm ẩn nguy cơ phát sinh tranh chấp và thường yêu cầu người nhận kiểm tra kỹ hàng hóa khi nhận.

3.5. Vận đơn theo cách thức

Phân loại vận đơn đường bộ theo phương thức vận chuyển hàng hóa dựa trên hình thức tổ chức, bao gồm hai loại chính:

• Vận đơn theo chuyến (Trip Bill of Lading): Được phát hành cho từng chuyến vận chuyển riêng lẻ, với địa điểm và thời gian giao nhận được xác định rõ ràng theo thỏa thuận hoặc hợp đồng giữa các bên. Loại vận đơn này phù hợp với các nhu cầu vận chuyển không thường xuyên.
• Vận đơn theo hợp đồng dài hạn (Long-term Contract Bill of Lading): Áp dụng khi các bên ký kết hợp đồng vận chuyển dài hạn. Việc sử dụng loại vận đơn này giúp đơn giản hóa thủ tục giấy tờ cho mỗi chuyến hàng, tiết kiệm thời gian xử lý và đảm bảo tính liên tục, ổn định trong quá trình giao nhận hàng hóa.

4. 7 tờ giấy quan trọng cần có trong vận tải đường bộ

Để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi của các bên trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, doanh nghiệp và chủ hàng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ quan trọng sau:

• Vận đơn đường bộ (Bill of Lading): Chứng từ ghi nhận thông tin giao nhận hàng hóa, đồng thời xác lập trách nhiệm và quyền lợi giữa người gửi, người nhận và đơn vị vận chuyển.
• Hợp đồng vận chuyển (Transport Contract): Thể hiện các thỏa thuận về cước phí, thời gian, điều kiện giao nhận và trách nhiệm của các bên trong quá trình vận chuyển.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O): Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, đặc biệt quan trọng trong các lô hàng xuất nhập khẩu hoặc vận chuyển qua biên giới.
• Giấy tờ kiểm định chất lượng và số lượng (Quality and Quantity Certificate): Xác nhận tình trạng, chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi vận chuyển, giúp hạn chế tranh chấp khi xảy ra hư hỏng hoặc thiếu hụt.
• Giấy phép vận chuyển đặc biệt (Special Transport Permit): Áp dụng đối với các loại hàng hóa đặc thù như hàng quá khổ, quá tải, hàng nguy hiểm, theo quy định của cơ quan chức năng.
• Hóa đơn mua bán và chứng từ thanh toán (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị hàng hóa và các điều khoản thanh toán, là cơ sở để đối soát, kê khai và giải quyết các vấn đề tài chính liên quan.
• Giấy tờ đăng kiểm phương tiện vận chuyển (Vehicle Registration Certificate): Chứng minh phương tiện vận chuyển đủ điều kiện kỹ thuật và được phép lưu hành theo quy định pháp luật.

5. Các chứng từ quan trọng trong vận tải đường bộ

Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra chính xác, minh bạch và đúng quy định, vận đơn đường bộ cần thể hiện đầy đủ các thông tin quan trọng sau:

• Thông tin người gửi: Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại hoặc thông tin liên hệ của bên gửi hàng.
• Thông tin người nhận: Ghi rõ tên, địa chỉ nhận hàng và thông tin liên hệ của người nhận nhằm đảm bảo giao hàng đúng đối tượng.
• Thông tin về hàng hóa: Thể hiện loại hàng, số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói và các đặc điểm liên quan đến lô hàng.
• Thông tin phương tiện vận chuyển: Bao gồm loại phương tiện, biển số xe hoặc các thông tin nhận diện cần thiết trong quá trình vận chuyển.
• Thông tin điểm gửi và điểm nhận hàng: Xác định rõ địa điểm giao hàng và nhận hàng, giúp hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận.
• Thông tin cước phí và các phụ phí liên quan: Ghi rõ chi phí vận chuyển, phụ phí phát sinh (nếu có) để thuận tiện cho việc đối soát và thanh toán.
• Thông tin điều khoản vận chuyển: Bao gồm các điều kiện, cam kết và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Tóm lại, vận đơn đường bộ là gì? Đây không chỉ là một chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa mà còn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính minh bạch, pháp lý và hiệu quả vận hành logistics. Việc sử dụng vận đơn đường bộ đúng quy định giúp doanh nghiệp và khách hàng giảm thiểu rủi ro, kiểm soát tốt quá trình giao nhận và nâng cao trải nghiệm vận chuyển. Nếu bạn đang có nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ sang Thái Lan, Campuchia, Myanmar hoặc Lào, hãy liên hệ ngay Hiệp Phước Express qua 0907 770 995 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá nhanh chóng.