Commercial invoice là gì? Quy định trong hóa đơn thương mại

Bạn đang loay hoay với thủ tục hải quan, sợ sai sót trong giấy tờ khiến lô hàng bị kẹt lại cảng hoặc bị từ chối thanh toán? Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) chính là “chìa khóa vàng” giúp bạn giải quyết những rắc rối này. Đây không chỉ là chứng từ yêu cầu thanh toán mà còn là tài liệu cốt lõi để thông quan hàng hóa trong xuất nhập khẩu. Hãy cùng Hiệp Phước Express tìm hiểu chi tiết về Commercial Invoice để đảm bảo quy trình vận chuyển quốc tế của bạn diễn ra suôn sẻ.

1. Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice hay hóa đơn thương mại là một loại chứng từ thương mại được dùng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và việc thanh toán giữa người bán và người mua, thường được phát hành cho người bán để người mua có thể thanh toán số tiền như trên hóa đơn. Hoá đơn thương mại được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Khai báo khải quan: Bắt buộc trong bộ chứng từ thông quan xuất/nhập khẩu, giúp xác minh nguồn gốc và giá trị khai báo.
• Tính thuế xuất nhập khẩu: Cung cấp giá trị hàng hóa, mã HS và nước xuất xứ để cơ quan hải quan xác định và áp thuế chính xác.
• Thanh toán quốc tế: Làm căn cứ yêu cầu ngân hàng thanh toán qua L/C, T/T, D/A hoặc D/P giữa người bán và người mua.
• Kiểm tra hàng hoá: Đối chiếu Pasking List với thực tế hàng hóa tại cảng hoặc kho.

Xem thêm: Các thuật ngữ trong ngành Logistics vận tải quốc tế

2. Chức năng của Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu

Bề ngoài, đây là một hóa đơn đòi tiền. Nhưng về bản chất, Commercial Invoice đảm nhiệm 3 vai trò pháp lý không thể thay thế:

• Cơ sở pháp lý để yêu cầu thanh toán: Đây là bằng chứng pháp lý cao nhất, ghi rõ nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán. Cụ thể là: Khi có tranh chấp, Tòa án hoặc Trọng tài thương mại sẽ coi đây là một trong những tài liệu cốt lõi để phân xử.
• Chứng từ bắt buộc để khai báo và tính thuế hải quan: Đây là vai trò quan trọng nhất trong khâu thông quan. Điều này có nghĩa là: Cơ quan hải quan sử dụng trị giá trên hóa đơn (Customs Value) để tính thuế nhập khẩu, thuế chống bán phá giá, thuế tự vệ. Mọi sự thiếu minh bạch đều có thể bị quy vào hành vi gian lận thương mại.
• Nền tảng để tính phí bảo hiểm: Giá trị khai báo trên hóa đơn là căn cứ để công ty bảo hiểm định giá gói bảo hiểm và xác định số tiền bồi thường tối đa nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát.

Xem thêm: Xuất nhập khẩu tiểu ngạch là gì ? Rủi ro của hình thức này

3. Những nội dung chính cần có của Commercial Invoice

Khi lập hóa đơn thương mại, bạn cần chú trọng đến các thông tin chính trong sau:

• • Người mua (Buyer/Importer): Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, email và mã số thuế của bên nhập khẩu.
  • Người bán (Seller/Exporter): Tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ và mã số thuế của bên xuất khẩu.
  • Số Invoice: Số hóa đơn duy nhất, thường theo định dạng liên tục (ví dụ: INV-2026-001) để dễ theo dõi.
  • Ngày Invoice: Ngày phát hành hóa đơn, thường trùng hoặc gần ngày giao hàng.
  • Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Quy định cách thức và thời hạn thanh toán, phổ biến bao gồm:
    • T/T (Telegraphic Transfer): Chuyển khoản ngân hàng trước (thường 30-100% giá trị).
    • L/C (Letter of Credit): Thư tín dụng ngân hàng, đảm bảo thanh toán khi xuất trình chứng từ.
    • D/A (Documents against Acceptance): Giao chứng từ khi bên mua chấp nhận hối phiếu trả sau.
    • D/P (Documents against Payment): Giao chứng từ khi bên mua thanh toán ngay.
  • Thông tin hàng hóa: Mô tả chi tiết (tên hàng, mã HS, số lượng, đơn giá, tổng giá), bao gồm nước xuất xứ hàng hóa (Country of Origin) để tính thuế và kiểm soát nguồn gốc.

• Nước xuất xứ hàng hóa
• Tổng tiền (Amount): Tổng giá trị hàng hóa (tính bằng ngoại tệ như USD), bao gồm đơn vị tiền tệ và số tiền bằng chữ/số.
• Điều kiện Incoterms: Quy tắc phân chia trách nhiệm (ví dụ: FOB, CIF, EXW theo phiên bản 2020), xác định ai chịu chi phí vận chuyển, bảo hiểm và rủi ro.

Ở một số hợp đồng khác, một số thông tin khác cũng được đề cập như: POL (Port of Loading); POD (Port of Discharge); Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến); Đích đến (Destination)

Ví dụ thực tế: Một lô hàng gạch men xuất khẩu theo điều kiện EXW (Giao tại xưởng) sẽ có trị giá trên hóa đơn là 10.000 USD. Nhưng nếu xuất theo điều kiện CIF (Giao tại cảng đến), người bán phải cộng thêm chi phí vận tải và bảo hiểm, trị giá trên hóa đơn lúc này có thể là 12.500 USD. Sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế người mua phải nộp.

Lưu ý: Giá trên hóa đơn thương mại không phải lúc nào cũng giống hệt giá gốc tại xưởng sản xuất. Các điều khoản Incoterms quy định rõ trách nhiệm của người mua và bán. Nếu người bán phải chịu thêm trách nhiệm thì giá trị trên Commercial Invoice có thể tăng lên hơn với giá gốc. Ví dụ theo giá EXW, người bán chỉ cần giao hàng tại xưởng và người mua sẽ chịu tất cả chi phí. Do đó giá trên hóa đơn thương mại theo điều kiện EXW chỉ phản ánh được giá trị hàng hóa tại xưởng.

4. Các loại hóa đơn thương mại commercial invoice

Tùy vào mục đích và thời điểm phát hành, Commercial Invoice có nhiều loại khác nhau:

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Đây không phải là hóa đơn đòi tiền. Nó giống như một bản chào giá hoặc cam kết ban đầu, được gửi cho người mua để xác nhận thông tin trước khi giao dịch chính thức diễn ra. Proforma Invoice thường được dùng để xin giấy phép nhập khẩu hoặc làm thủ tục mở L/C.
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn cuối cùng được phát hành sau khi hàng đã được giao, dùng làm cơ sở để người mua thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng.
• Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Được sử dụng khi giá trị cuối cùng của lô hàng chưa thể xác định tại thời điểm giao hàng (ví dụ: hàng nông sản có giá biến động). Việc thanh toán sẽ dựa trên hóa đơn tạm tính này trước, và sau đó sẽ điều chỉnh bằng hóa đơn chính thức.
• Consular Invoice: Một loại hóa đơn được xác nhận bởi lãnh sự quán của nước nhập khẩu, thường được yêu cầu bởi một số quốc gia để kiểm soát nhập khẩu chặt chẽ hơn.
• Neutral Invoice: Hóa đơn không ghi tên người bán thực sự, thường dùng trong giao dịch ba bên (re-export).

5. Lưu ý khi làm commercial invoice

Để đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng, việc lập Commercial Invoice cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

5.1. Thông tin phải khớp 100% với Hợp đồng và L/C

Mọi sai lệch, dù là nhỏ nhất (ví dụ: sai tên hàng, số lượng, hoặc giá trị), đều có thể dẫn đến việc hải quan giữ hàng hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành.

5.2. Các lỗi sai phổ biến cần tuyệt đối tránh

• Sai thông tin người mua/người bán (tên, địa chỉ).
• Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu chi tiết.
• Sai mã HS hoặc đơn vị tính.
• Không ghi rõ điều kiện Incoterms hoặc phương thức thanh toán.

6. Mẫu hóa đơn thương mại Việt Nam mới nhất

Dưới đây là các mẫu Commercial Invoice mà bạn có thể tham khảo:

• Mẫu 1:

 

• Mẫu 2:

 

• Mẫu 3:

7. Câu hỏi thường gặp khi lập Commercial Invoice

Dưới đây là một số thắc mắc từ phía khách hàng thường gặp phải khi lập Commercial Invoice

Ai là người phát hành Commercial Invoice?
Người bán (Seller) hoặc nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm phát hành hóa đơn này.

Có thể sửa đổi thông tin trên Commercial Invoice không?
Không nên sửa đổi trực tiếp. Nếu cần chỉnh sửa, phải phát hành hóa đơn mới và thông báo cho tất cả các bên liên quan (ngân hàng, hải quan, người mua).

Commercial Invoice có thay thế được hóa đơn GTGT không?
Không, hóa đơn thương mại dùng cho giao dịch quốc tế, trong khi hóa đơn GTGT dùng cho giao dịch nội địa tại Việt Nam.

8. Kết luận

Commercial Invoice là chìa khóa để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, từ thanh toán đến thông quan. Việc lập hóa đơn chính xác, đầy đủ thông tin sẽ giúp tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian, chi phí. Nếu bạn cần hỗ trợ về thủ tục hải quan hoặc dịch vụ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ Hiệp Phước Express qua hotline 090 777 0995 hoặc truy cập website để được tư vấn chi tiết.

Tham khảo thêm:

• Dịch vụ Fulfillment là gì? Đối tượng phù hợp và quy trình thực hiện chi tiết.
• Giấy chứng nhận xuất xứ C/O là gì? Các lưu ý khi xin cấp.