Commercial invoice là gì? Đây là một loại chứng từ quan trọng trong ngành logistics mà nhiều doanh nghiệp cần nắm rõ để giúp quá trình xuất nhập khẩu được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ. Theo dõi bài viết này của Hiệp Phước Express để biết cụ thể về chức năng, vai trò của hóa đơn thương mại này.
Commercial invoice là gì?
Commercial Invoice (viết tắt là CI) hay hóa đơn thương mại là một loại chứng từ thương mại được dùng trong việc thanh toán giữa người bán và người mua, thường được phát hành cho người bán để người mua có thể thanh toán số tiền như trên hóa đơn. Ngoài ra đây là tài liệu giúp hải quan xác định các loại phí thuế mà doanh nghiệp phải chịu, kiểm tra hàng hóa và hỗ trợ thanh toán quốc tế.
Chức năng của commercial invoice trong xuất nhập khẩu
Vai trò của Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu không chỉ là một hóa đơn mà nó còn có các chức năng như:
Chức năng thanh toán
CI được sử dụng trong việc thanh toán giữa người bán và người mua hay giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Commercial invoice được xem là bằng chứng giao dịch quan trọng của cả hai bên để bên bán yêu cầu bên mua phải thanh toán số tiền theo thỏa thuận hợp đồng. Nếu có tranh chấp thương mại thì CI là yếu tố để đưa ra quyết định cuối cùng.
Chức năng khai báo hải quan
Commercial Invoice còn được cơ quan hải quan dùng để xác định giá trị hàng hóa từ đó có thể tính toán thuế xuất nhập khẩu và các loại phí liên quan phù hợp. Các thông tin cung cấp trên hóa đơn phải đảm bảo chính xác đẻ từ đó có thể làm thủ tục thông quan xuất nhập khẩu.
Chức năng tính tiền bảo hiểm
Giá trị của hàng hóa trên hóa đơn thương mại là căn cứ để xác định mức chi phí bảo hiểm cần mua cho lô hàng này.
Chức năng đối chiếu thông tin
Hóa đơn thương mại dùng để đối chiếu chéo thông tin với các chứng từ quan trọng khác như phiếu đóng gói, vận đơn,.. Để đảm bảo các thông tin là chính xác, từ đó tiến hành làm hợp đồng và các thủ tục xuất nhập khẩu.
Ý nghĩa của commercial invoice là gì?
Commercial invoice hay hóa đơn thương mại điện tử được xem là loại chứng từ đặc biệt và quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu, bởi vì:
- Invoice là chứng từ không thể thiếu trong giao nhận hàng hóa.
- Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong việc xác lập thanh toán giữa các đối tác.
- Invoice còn là yếu tố để xác định giá trị của kiện hàng từ đó tính thuế xuất nhập khẩu.
Một số chú ý mà bạn cần biết:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa trừ khi có đính kèm việc chứng minh việc thanh toán hàng hóa của người mua.
- Commercial Invoice thông thường sẽ được phát hành 1 bản gốc và 2 bản sao. Mỗi quốc gia khác nhau thì luật pháp có thể không giới hạn số lượng bản chính, tuy nhiên việc chuẩn bị đủ số lượng bản sao cần thiết trong quy trình nhập khẩu để khai báo theo yêu cầu của bên người mua.
Những nội dung chính cần có của commercial invoice
Khi triển khai lập hóa đơn thương mại commercial invoice, bạn cần chú ý đến những nội dung quan trọng sau:
- Người mua (Buyer/Importer): Bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến người mua như địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại diện, số VAT (chỉ đối với quốc gia có áp dụng thuế VAT) , quốc gia người bán, thông tin tài khoản ngân hàng thanh toán của người nhập khẩu.
- Người bán (Seller/Exporter): Thông tin cơ bản tương tự giống như người mua.
- Số invoice: Đây là mục thể hiện số tên viết tắt hợp lệ do bên người xuất khẩu quy định và cung cấp trên hóa đơn thương mại, giúp dễ dàng tra cứu và xác nhận thông tin hóa đơn.
- Ngày invoice: Theo thông lệ trong kinh doanh quốc tế, thông thường hóa đơn thương mại sẽ được lập sau khi hợp đồng được ký kết bởi hai bên và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of lading) đẻ phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
- Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Một số phương thức phổ biến như thanh toán chuyển tiền (T/T), Thanh toán thư tín dụng (L/C), Thanh toán thư chứng từ (D/A, D/P).
- Điều kiện Incoterms: Ghi rõ đi kèm với địa điểm cụ thể của bên người bán (ví dụ như CIF HN, Việt Nam). Ngoài ra trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) còn bao gồm các thông tin cơ bản khác như POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng), POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng), Vessel/Voyage (Tên tàu/số chuyến), Destination (đích đến) hay các chiết khấu, giảm giá kèm theo.
- Mô tả chi tiết sản phẩm: Bao gồm tên gọi thông thường của sản phẩm, cấp hạng hay chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu, số mã hiệu bao gói sản phẩm.
- Mã HS Code: Để phân loại hàng hóa theo hệ thống hải quan quốc tế
- Quốc gia xuất xứ hàng hóa: Để biết được nguồn gốc xuất xứ hàng hóa đến từ đâu ví dụ Korea, Japan.
- Tổng tiền (Amount): Nhằm thể hiện tổng trị giá của hóa đơn, thường được ghi bằng cả chữ và số với đơn vị tiền tệ dùng để thanh toán.
Lưu ý: Giá trên hóa đơn thương mại không phải lúc nào cũng giống hệt giá gốc tại xưởng sản xuất. Các điều khoản Incoterms quy định rõ trách nhiệm của người mua và bán. Nếu người bán phải chịu thêm trách nhiệm thì giá trị trên Commercial Invoice có thể tăng lên hơn với giá gốc. Ví dụ theo giá EXW, người bán chỉ cần giao hàng tại xưởng và người mua sẽ chịu tất cả chi phí. Do đó giá trên hóa đơn thương mại theo điều kiện EXW chỉ phản ánh được giá trị hàng hóa tại xưởng.
Các loại hóa đơn thương mại commercial invoice
Một số loại hóa đơn thương mại (commercial invoice) phổ biến trong xuất nhập khẩu:
- Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Thường được sử dụng để thanh toán toàn bộ số tiền khi giá hàng hóa là giá tạm tính, thanh toán theo từng phần,…
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Loại hóa đơn này không dùng để thanh toán mà được sử dụng cho các loại hàng hóa gửi đi với mục đích triển lãm hoặc hàng mẫu để bán.
- Hóa đơn thương chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn chính thức, dùng để thanh toán khi đã thực hiện xong tất cả hợp đồng.
- Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Đây là hóa đơn gồm các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng hóa, thường dùng để phân tích giá trị của sản phẩm.
Lưu ý khi làm commercial invoice
Khi khai báo hóa đơn thương mại nếu thông tin không đúng hoặc sai sót sẽ gây ảnh hưởng nghiệm trọng đến việc thông quan để xuất nhập khẩu hàng hóa. Do đó để tránh những rủi ro đó bạn cần lưu ý các điều sau:
Thời gian phát hành commercial invoice
Khi bạn có các thông tin đầy đủ về số lượng hàng hóa, nguồn gốc, chủng loại,… Lúc này CI sẽ được lập để tính tổng giá trị hóa đơn, xác định chính xác thuế giá trị xuất khẩu hàng hóa.
Khai báo thiếu thông tin hóa đơn
Nếu thực hiện khai báo không đầy đủ thông tin và chính xác về hàng hóa sẽ gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa. Do đó nên kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành hóa đơn.
Nhầm lẫn giữa các hóa đơn nội dung giống nhau
Một số doanh nghiệp thường gặp phải như nhầm lẫn giữa hóa đơn thương mại với hóa đơn xuất nhập khẩu hoặc Packing List (phiếu đóng gói). Bạn cần phân biệt rõ ràng với các chứng từ khác để tránh rủi ro không đáng có này.
Tìm hiểu thêm: Packing list là gì? Tầm quan trọng của phiếu đóng gói trong xuất nhập khẩu
Điều kiện giao hàng không rõ ràng
Khi thông tin trên hóa đơn thương mại không thể hiện rõ ràng về điều kiện giao hàng là CIF (Cost Insurance Freight) hay FOB (Free On Board) dẫn đến hiểu lầm trong việc xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển giữa người mua và người bán.
Mẫu hóa đơn thương mại Việt Nam mới nhất
Dưới đây là các mẫu Commercial Invoice mà bạn có thể tham khảo:
- Mẫu 1:
- Mẫu 2:
- Mẫu 3:
Hy vọng với nội dung trên đã giải đáp được cho bạn câu hỏi commercial invoice là gì? cũng như biết được chức năng, vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì về giấy tờ để xuất khẩu hàng hóa có thể liên hệ công ty TNHH TMDV XNK Hiệp Phước để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết.
Tham khảo thêm:
- Dịch vụ Fulfillment là gì? Đối tượng phù hợp và quy trình thực hiện chi tiết.
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O là gì? Các lưu ý khi xin cấp.
Gọi tư vấn
Địa chỉ
Zalo