Packing List (phiếu đóng gói) là một chứng từ quan trọng trong ngành logistics mà bạn cần phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Vậy Packing List là gì? Chức năng và vai trò của trong vận chuyển hàng hóa? Khi lập danh sách đóng gói cần chú ý gì? Tất cả sẽ được Hiệp Phước Express giải đáp sau đây.
Packing List là gì?
Packing List (danh sách/phiếu đóng gói) là bảng liệt kê các thông tin chi tiết danh mục hàng hóa được đóng gói trong lô hàng như số lượng, trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói. Đây là tài liệu quan trọng và không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất khẩu đi quốc tế do người bán lập.
Trên Packing List hay danh sách đóng gói sẽ thể hiện rõ việc người bán đã bán những hàng hóa gì cho người mua để có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu lại từ hai bên. Packing List sẽ khác hóa đơn vì không cần các nội dung liên quan đến giá trị hàng hóa để thanh toán.
Vai trò của Packing List trong logistics
Vậy vai trò của Packing List là gì? Packing List thược được sử dụng trong ngành xuất nhập khẩu, logistics với các vai trò sau:
- Là một chứng từ quan trọng bắt buộc để khai báo hải quan. Nếu không có danh sách đóng gói (Packing List) hải quan có thể sẽ không cho thông quan.
- Phiếu đóng gói hỗ trợ việc thanh toán quốc tế.
- Packing List dùng mục đích khai báo với hãng vận chuyển phát hành đơn như Hiệp Phước Express.
- Được sử dụng để người mua kiểm tra lại hàng hóa khi nhận được hàng (áp dụng cho nhập khẩu).
- Hỗ trợ để yêu cầu bảo hiểm khi xảy ra trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát.
Tìm hiểu thêm: Các thuật ngữ trong ngành logistics PHỔ BIẾN
Chức năng của Packing List trong XNK
Ngay từ cái tên Packing List đã nói lên chức năng đó là chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Từ đó khi nhìn vào bạn sẽ hiểu được kiện hàng đóng gói như thế nào. Điều này giúp bạn có thể tính toán trước:
- Sắp xếp kho chứa hàng: Bạn sẽ biết được cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, ví dụ 1 container 20’DC chẳng hạn.
- Bố trí phương tiện vận tải: Tính toán được số lượng, kích thước chẳng hạn sử dụng xe, bao nhiêu tấn, kích thước thùng xe tối thiểu là bao nhiêu để đủ vận chuyển tất cả hàng hóa.
- Lựa chọn cách xếp dỡ hàng phù hợp: Bạn có thể chọn lựa xếp dỡ hàng bằng công nhân hoặc bằng các máy móc như xe cẩu, nâng,…Qua đó giúp bạn có thể tối ưu được chi phí và thời gian.
- Xác định vị trí hàng hóa: Nếu bạn cần kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của hải quan thì có thể dễ dàng xác định được hàng hóa đó ở đâu, ở pallet nào.
Tham khảo thêm: Cách xác định khối lượng hàng hóa gửi đi nước ngoài CHI TIẾT
Các loại Packing List phổ biến
Hiện nay trong ngành logistics, xuất nhập khẩu thường sử dụng trong 3 loại phiếu đóng gói sau đây:
- Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List): Phiếu đóng gói này thường có nội dung hàng hóa vô cùng chi tiết. Nó hay được dùng phổ biến trong trường hợp giao dịch trực tiếp giữa người mua và người bán.
- Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List): Là loại phiếu mà trên đó sẽ không có tên của người bán.
- Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list): Ở phiếu đóng gói này sẽ có tất cả thông tin về khối lượng của hàng hóa và danh sách đóng gói.
Nội dung của một Packing List
Một Packing List phải bao gồm các thông tin về hàng hóa trùng khớp với trên hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Các nội dung quan trọng cần có:
- Tiêu đề phiếu đóng gói: Logo, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và số fax.
- Người bán (Seller): Thông tin người bán.
- Số và ngày của Packing List: Số này vô cùng quan trọng.
- Người mua (Buyer): Thông tin về người mua.
- Số tham chiếu (Ref no): Có thể là số đơn hàng hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thường áp dụng cho thanh toán L/C).
- Port of Loading: Cảng xếp hàng, bốc hàng.
- Port of Destination: Cảng đích, cảng đến.
- Vessel Name: Tên tàu và số chuyến.
- Estimated Time Delivery – ETD: Ngày dự kiến tàu sẽ chạy.
- Product: Mô tả hàng hóa như thông tin về tên hàng, mã HS, ký mã hiệu,…
- Quantity: Số lượng, đơn vị hàng hóa.
- Packing: Số lượng kiện hàng thùng hoặc hộp. Kiện đóng gói (Ví dụ cách tính: Đơn vị là bales – kiện, nếu bạn có 2000 cái và đóng gói 100 cái/kiện thì Packing là 20 bales).
- Net weight – NWT: Trọng lượng tịnh hàng hóa (chỉ tính trọng lượng của hàng hóa).
- Gross weight – GWT: Trọng lượng tổng (Tính luôn cả trọng lượng của phụ kiên đóng gói đồ ở ngoài). Con số này thực tế không cần quá chính xác mà chỉ cần không vượt quá quy định trọng lượng mà hãng tàu cho xếp cùng 1 container.
- Remark: Ghi chú thêm (nếu có).
- Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký, đóng dấu của bên người bán. Nêu có đầy đủ chữ ký và đóng dấu thì phiếu này mới được xem là hợp lệ.
Những điều cần lưu ý khi lập Packing List
Khi lập Packing List bạn cần chú ý các các yếu tố sau:
- Bạn bắt buộc phải điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên về lô hàng, kiện hàng trên phiếu.
- Đảm bảo Packing List cần khớp thông tin với hóa đơn thương mại nên cần lưu ý để tránh sai sót.
- Sử dụng các đơn vị đo lường phổ biến như Kg, CBM (Cubic Meter) cho trọng lượng, thể tích. Nên thống nhất đơn vị đo lượng trên toàn bộ chứng từ.
Câu hỏi thường gặp
Packing List có bắt buộc phải có đối với mỗi loại hàng hóa không?
Có, Packing List là một chứng từ quan trọng và bắt buộc khi xuất khẩu hàng hóa.
Ai chịu trách nhiệm lập Packing List?
Packing List thông thường sẽ do bên bán, xuất khẩu sẽ chuẩn bị.
Khi nào cần sử dụng Packing List?
Packing List hiện nay được sử dụng hầu hết trong các giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là khi chuyển hàng với các lô hàng đa dạng loại hang hóa và vận chuyển bằng container.
Làm thế nào để sửa đổi hoặc cập nhật Packing List?
Nếu cần phải thay đổi bất kỳ thông tin hàng hóa nào sau khi đã lập Packing List thì bạn phải liên hệ với hãng vận chuyển hoặc đơn vị giao nhận để yêu cầu hỗ trợ sửa đổi Packing List. Quá trình này diễn ra có thể gây thêm phát sinh về chi phí và thời gian.
Qua những nội dung mà Hiệp Phước Express đã chia sẻ, hy vọng bạn đã biết được thuật ngữ Packing List là gì và vai trò, chức năng của nó trong xuất nhập khẩu. Hãy theo dõi chúng tôi để đọc được những bài viết hữu ích khác về vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài nhé!
Gọi tư vấn
Địa chỉ
Zalo