Tất tần tật về thủ tục C/O FORM D trong xuất nhập khẩu

Bạn đang bí bách tìm một hướng dẫn đáng tin cậy về C/O Form D để xuất khẩu hàng hóa đi Đông Nam Á đặc biệt là Thái Lan và Campuchia ? Hiệp Phước Express không chỉ giải đáp chi tiết mà còn cập nhật đầy đủ những thay đổi mới nhất của C/O Form D năm 2025 để bạn tự tin xử lý mọi nghiệp vụ xuất nhập khẩu vào ASEAN.

C/O FORM D LÀ GÌ?

C/O Form D là mẫu Giấy chứng nhận xuất xứ đặc biệt được sử dụng trong khuôn khổ Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN (AFTA – ASEAN Free Trade Area). Theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP và Thông tư 10/2022/TT-BCT, đây là chứng từ bắt buộc để hàng hóa của các nước thành viên ASEAN, gồm Brunei, Campuchia, Indonesia, Lào, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, Thái Lan và Việt Nam, được hưởng ưu đãi thuế quan khi xuất nhập khẩu trong khu vực.

Căn cứ tại Điều 7 Phụ lục I Cơ chế chứng nhận xuất xứ và kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa ban hành kèm theo Thông tư 10/2022/TT-BCT về CO form D:

• C/O mẫu D phải được làm bằng tiếng Anh, trên giấy màu trắng, khổ A4, phù hợp với mẫu quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.
• Một bộ C/O gồm một bản chính và hai bản sao.
• Mỗi C/O có một số tham chiếu riêng của tổ chức cấp C/O.
• Mỗi C/O có chữ ký và con dấu của tổ chức cấp C/O. Chữ ký và con dấu của tổ chức cấp C/O có thể được ký tay và đóng dấu mực hoặc thực hiện dưới hình thức điện tử. Các Nước thành viên có thể chấp thuận chữ ký và con dấu dưới hình thức điện tử theo quy định của pháp luật nước mình.
• Bản chính C/O do Nhà xuất khẩu gửi cho Nhà nhập khẩu để nộp cho cơ quan hải quan Nước thành viên nhập khẩu tại cảng hoặc nơi nhập khẩu. Bản thứ hai do tổ chức cấp C/O của Nước thành viên xuất khẩu lưu. Bản thứ ba do Nhà xuất khẩu lưu.

Cập nhật pháp lý mới về C/O Form D năm 2025

Năm 2025 đánh dấu bước chuyển toàn diện trong công tác cấp C/O Form D:

Trường hợp bị từ chối/không cấp: Chủ yếu đến từ việc hồ sơ không đúng tiêu chí, chưa chuẩn hóa ký số/ký tay, sai thông tin mã HS, hoặc chưa xác thực được quá trình vận chuyển trực tiếp. Các lỗi này nay đã được cảnh báo thẳng trên hệ thống, giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh.

Hướng dẫn xin cấp C/O Form D cho hàng hóa xuất nhập khẩu đi Đông Nam Á

Dưới đây là hướng dẫn xin cấp C/O Form D cho hàng xuất khẩu đi các nước Đông Nam Á:

Ô số 1: Ghi tên giao dịch, địa chỉ và quốc gia của người xuất khẩu (Việt Nam).

Ô số 2: Ghi tên, địa chỉ và quốc gia của người nhập khẩu.

Ô trên cùng bên phải: Ghi số tham chiếu (cơ quan cấp C/O điền). Số này gồm 13 ký tự chia làm 5 nhóm:

• Nhóm 1: Mã nước xuất khẩu “VN”.
• Nhóm 2: Mã nước nhập khẩu (ASEAN): BN (Brunei), KH (Campuchia), ID (Indonesia), LA (Lào), MY (Malaysia), MM (Myanmar), PH (Philippines), SG (Singapore), TH (Thái Lan).
• Nhóm 3: 2 số cuối của năm cấp C/O (ví dụ 2020 → “20”).
• Nhóm 4: Mã cơ quan cấp C/O (02 ký tự, theo danh sách Phụ lục V Thông tư).
• Nhóm 5: Số thứ tự C/O (05 ký tự).
• Quy tắc viết: Nhóm 1–2 cách nhau dấu “-”; nhóm 3–4–5 cách nhau dấu “/”.
• Ví dụ: Lô hàng sang Thái Lan, năm 2022, số C/O 6 → VN-TH 22/02/00006.

Ô số 3: Ngày khởi hành, phương tiện vận tải (“By air” nếu đường hàng không; nếu đường biển ghi tên tàu + cảng dỡ).

Ô số 4: Cơ quan hải quan tại cảng/địa điểm nhập khẩu đánh dấu √ vào ô thích hợp.

Ô số 5: Số thứ tự các mặt hàng (mỗi mặt hàng một số riêng).

Ô số 6: Ký hiệu và số hiệu kiện hàng.

Ô số 7: Số lượng kiện, loại kiện, mô tả hàng hóa (bao gồm số lượng và mã HS của nước nhập khẩu).

Ô số 8: Tiêu chí xuất xứ hàng hóa:

• WO: Hàng có xuất xứ thuần túy/toàn bộ (Điều 3, Phụ lục I).
• RVC (Hàm lượng giá trị khu vực): Ghi tỷ lệ thực tế, ví dụ “40%”.
• Chuyển đổi mã số hàng hóa: Ghi “CC”, “CTH” hoặc “CTSH”.
• SP: Công đoạn gia công, chế biến cụ thể.
• Tiêu chí kết hợp: Ghi cụ thể, ví dụ “CTSH + 35%”.
• PC x%: Cộng gộp từng phần theo khoản 2 Điều 6; 20% < x < 40% (ví dụ “PC 25%”).

Ô số 9: Trọng lượng cả bì (hoặc đơn vị số lượng khác) và trị giá FOB trong trường hợp hàng xuất từ/nhập vào Campuchia, Indonesia hoặc Lào và dùng tiêu chí RVC.

Ô số 10: Số và ngày của hóa đơn thương mại.

Ô số 11:

• Dòng 1: Tên nước xuất xứ của hàng hóa (in hoa), ví dụ: “VIET NAM”.
• Dòng 2: Tên nước nhập khẩu (in hoa).
• Dòng 3: Địa điểm, ngày tháng năm đề nghị cấp C/O và chữ ký của người đề nghị.

Ô số 12: Dành cho tổ chức cấp C/O ghi ngày cấp, chữ ký người có thẩm quyền và con dấu.

Ô số 13: Các trường hợp đặc biệt (đánh dấu √ vào ô phù hợp):

• Third Country Invoicing: Hóa đơn phát hành bởi doanh nghiệp ở nước thứ ba hoặc nhà xuất khẩu ASEAN đại diện; ghi tên công ty và tên nước ở Ô số 7.
• Back-to-Back CO: C/O giáp lưng do nước trung gian cấp; ghi số tham chiếu và ngày cấp C/O ban đầu ở Ô số 7.
• Exhibitions: Hàng gửi đi triển lãm và bán trong/ sau triển lãm để nhập vào nước thành viên; ghi tên & địa chỉ triển lãm ở Ô số 2.
• Issued Retroactively: C/O cấp sau do sai sót/bỏ quên hoặc lý do chính đáng.
• Accumulation: Cộng gộp khi nguyên liệu có xuất xứ của một nước thành viên dùng để sản xuất ở nước thành viên khác.
• Partial Accumulation: Cộng gộp từng phần khi RVC của nguyên liệu ≥20% và <40%.
• De Minimis: Không đạt tiêu chí CTH nhưng tổng giá trị nguyên liệu không đạt tiêu chí ≤10% FOB.
• Có thể đánh dấu √ bằng tay hoặc in máy tính.

Tờ khai bổ sung:

• Dùng khi không đủ chỗ kê hết mặt hàng trên C/O.
• Phải có đủ thông tin theo mục Ô số 6 → Ô số 13.
• Đánh số trang/tổng số trang (bao gồm C/O) và ghi số tham chiếu của C/O đó.

Chi tiết hơn bạn có thể tham khảo thêm phụ lục 3 Thông tư số 10/2022/TT-BCT, xem mẫu C/O FROM D chuẩn xác nhất tại Phụ lục 2 Thông tư số 10/2022/TT-BCT.

Hồ sơ thủ tục xin cấp C/O Form D tại TPHCM

Để xin cấp C/O Form D tại TPHCM, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, phân loại rõ “bản chính” và “bản sao” cho từng thành phần. Các thành phần cơ bản bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp C/O Form D (bản chính theo mẫu eCoSys hoặc mẫu giấy).
• Mẫu C/O Form D đã điền đầy đủ thông tin.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu đã được thông quan (bản sao y công chứng hoặc bản điện tử có QR).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – bản gốc.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) – bản gốc và bản sao.
• Vận đơn (Bill of Lading) hoặc chứng từ vận tải tương đương (Draft BL/Surrendered BL, chú trọng: với chứng từ B/L surrendered, bắt buộc bổ sung xác nhận ngân hàng).
• Hợp đồng xuất khẩu (Sales Contract).
• Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu (nếu là hàng sản xuất, gia công).
• Chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên vật liệu (Certificate of Origin of materials).
• Bản mô tả quy trình sản xuất (Process Description).
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Business Registration Certificate – bản sao y công chứng).
• Đăng ký mẫu chữ ký & mẫu dấu người ký C/O (Lần cấp đầu hoặc thay đổi).
• Danh mục cơ sở sản xuất của thương nhân.
• Phiếu ghi chép sản xuất (Production Log – nếu có yêu cầu bổ sung thực tế từ cơ quan cấp C/O).
• Báo cáo kiểm tra thực tế lô hàng (nếu phát sinh kiểm tra thực tế).
• Công văn đề xuất xử lý/giải trình (nếu được yêu cầu bổ sung hồ sơ).
• Giấy ủy quyền (nếu không trực tiếp tự thực hiện).
• Các chứng từ khác liên quan đến thuộc tính xuất xứ, quá trình vận chuyển, bảo quản.
• Đối với doanh nghiệp đăng ký lần đầu: Bản khai thông tin thương nhân, đăng ký tài khoản eCoSys & cập nhật danh mục cơ sở sản xuất.
• Mẫu đơn do Bộ Công Thương hoặc VCCI phát hành (theo yêu cầu từng đợt cập nhật).

Yêu cầu đặc biệt về Bill of Lading: Nếu là Surrendered BL (bản gốc giao nộp tại nơi giao hàng, không cần bản giấy), phải có xác nhận ngân hàng hoặc hãng tàu để tránh bị từ chối tại cấp C/O hoặc tại cảng nhập khẩu. Nếu là Draft BL (bản nháp), chỉ sử dụng cho mục đích dự phòng, tuyệt đối không nộp nếu chưa có xác nhận giao hàng.

Nội dung cần phải có trong giấy C/O FORM D

Trên giấy C/O Form D (cả bản giấy và bản điện tử), bắt buộc thể hiện đầy đủ thông tin sau:

• Thông tin xuất khẩu và nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại.
• Phương tiện và tuyến đường vận chuyển (tàu, số hiệu chuyến bay, cảng đi/đến).
• Danh mục, mô tả chi tiết hàng hóa, mã HS.
• Số lượng kiện, trọng lượng, thể tích, giá trị FOB.
• Tiêu chí xuất xứ: WO, PE, RVC trên 40% hoặc CTH.
• Số và ngày phát hành hóa đơn thương mại.
• Xác nhận và cam kết của doanh nghiệp xuất khẩu.
• Xác nhận, đóng dấu của cơ quan cấp (VCCI/Bộ Công Thương).
• Loại C/O (Issued Retroactively hoặc Not Issued Retroactively).
• Số tham chiếu (Reference Number – tự động khi khai báo hệ thống).
• Các ô kiểm kiểm tra, xác minh bổ sung nếu được yêu cầu từ cơ quan hải quan nhập khẩu.

Các hình thức xin cấp C/O Form D

Doanh nghiệp có thể xin cấp C/O Form D theo hai hình thức: online qua hệ thống eCOSys hoặc offline tại các cơ quan có thẩm quyền.

Quy trình xin cấp C/O Form D online

Quy trình online giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch:

• Bước 1: Đăng ký tài khoản trên hệ thống eCOSys (www.ecosys.gov.vn).
• Bước 2: Tải lên hồ sơ thương nhân và các chứng từ cần thiết.
• Bước 3: Khai báo thông tin C/O Form D trên hệ thống.
• Bước 4: Gửi hồ sơ và chờ xét duyệt.
• Bước 5: In C/O đã được phê duyệt, mang bản gốc và bản sao đến cơ quan cấp để ký và đóng dấu.

Lưu ý: Nếu có lỗi hệ thống hoặc quá tải dữ liệu, có thể sẽ được thông báo tạm thời chuyển sang hình thức offline và có lịch cấp lại sau

Quy trình xin cấp C/O Form D offline

Quy trình offline phù hợp với doanh nghiệp chưa quen với hệ thống điện tử:

• Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo danh sách trên.
• Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ Công Thương hoặc VCCI TP.HCM (thời gian nhận: 7h30-11h00, 13h30-16h00).
• Bước 3: Nhận C/O đã cấp (thời gian trả: 8h00-11h30, 14h00-16h30).

Cả hai hình thức đều yêu cầu hồ sơ chính xác và đầy đủ để tránh bị từ chối.

Đặc điểm và vai trò của C/O Form D trong xuất nhập khẩu

C/O Form D đóng vai trò trung tâm trong gắn kết lợi ích thương mại ASEAN. Một số đặc điểm và vai trò chính gồm:

• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Xác nhận chính xác nguồn gốc sản xuất, phù hợp các quy tắc xuất xứ của Hiệp định ATIGA, tránh gian lận thương mại quốc tế.
• Ưu đãi thuế quan: Khi có C/O Form D, hàng hóa xuất nhập khẩu giữa các nước ASEAN sẽ được hưởng ưu đãi thuế suất cực thấp, thường là 0% với phần lớn mặt hàng thuộc diện ưu đãi.
• Hàng hóa được hưởng ưu đãi: Sản phẩm nông nghiệp, thủy sản, hàng may mặc, hóa chất, thiết bị điện tử, linh kiện, phụ tùng, xe đạp, máy may, v.v…
• Thủ tục cấp: Được thực hiện qua hai hình thức: trực tuyến (eCoSys) và ngoại lệ là trình trực tiếp (trong trường hợp được phép đặc biệt hoặc phát sinh lỗi hệ thống).

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về hình thức ship COD là gì để hiểu rõ hơn về quy trình thanh toán khi nhận hàng, giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho các đơn hàng trực tuyến. Nếu bạn còn thắc mắc gì khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0907 770 995 của Hiệp Phước Express để được hỗ trợ kịp thời và chi tiết.

Lưu ý quan trọng khi làm C/O FORM D

Khi làm thủ tục xin cấp C/O Form D, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý những điểm sau để tránh bị từ chối hoặc gây chậm trễ khi thông quan:

• Luôn kiểm tra dữ liệu đối chiếu giữa invoice, packing list, tờ khai hải quan và Form D. Chỉ cần một sai lệch nhỏ về tên hàng hóa, mã HS, số lượng hoặc trị giá cũng có thể bị từ chối do không thống nhất thông tin.
• Chữ ký, dấu công ty phải đồng nhất với bản đăng ký trên hệ thống điện tử/ký lưu tại phòng cấp C/O. Nếu có thay đổi người ký hoặc đóng dấu mới, phải cập nhật ngay với cơ quan cấp.
• Xác minh tiêu chí xuất xứ rõ ràng. Nếu sử dụng quy tắc RVC hoặc CTH, phải tập hợp chứng từ, BOM đầy đủ để phòng khi cơ quan cấp hoặc hải quan nhập khẩu yêu cầu giải trình truy xuất lại.
• Tuân thủ nguyên tắc “vận chuyển trực tiếp” hoặc có giấy tờ xác nhận hàng hóa chỉ quá cảnh/được bảo quản trong kho ngoại quan khi đi qua nước thứ ba.
• Quan tâm tới thời hạn hiệu lực của C/O Form D: Thông thường là 12 tháng kể từ ngày cấp. Hết hạn hoặc bị sửa chữa sai quy định sẽ không được hưởng ưu đãi thuế quan.

Tổng hợp các thắc mắc khi làm thủ tục C/O Form D trong xuất nhập khẩu

Dưới đây là Hiệp Phước Express giải đáp cho một số thắc mắc của khách thường xuyên hỏi khi làm thủ tục C/O Form D.

Làm thế nào để xác định hàng hóa đủ điều kiện cấp C/O Form D theo tiêu chí xuất xứ?

Doanh nghiệp cần áp dụng quy tắc xuất xứ trong Hiệp định ATIGA, phổ biến nhất là RVC ≥ 40% (giá trị khu vực) hoặc CTH (chuyển đổi mã HS). Hồ sơ BOM và chứng từ đầu vào (hóa đơn, tờ khai nhập khẩu nguyên liệu) phải chứng minh rõ nguồn gốc.

Trường hợp vận chuyển hàng hóa qua nước thứ ba, C/O Form D có còn hiệu lực không?

C/O Form D vẫn có hiệu lực nếu doanh nghiệp chứng minh hàng hóa không thay đổi tình trạng và tuân thủ quy định “vận chuyển trực tiếp” hoặc “bảo quản trong kho ngoại quan” theo ATIGA.

Những lỗi phổ biến nào khiến C/O Form D bị từ chối tại cửa khẩu nhập khẩu?

Các lỗi thường gặp gồm: sai mã HS, thông tin không khớp giữa C/O và Invoice, thiếu chữ ký/con dấu hợp lệ, quá thời hạn hiệu lực, hoặc không đáp ứng quy định vận chuyển trực tiếp.

C/O Form D là chìa khóa mở rộng cửa thị trường nội khối ASEAN với ưu đãi thuế quan vượt trội, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro trong khâu giấy tờ, thủ tục. Để tự làm chủ, doanh nghiệp cần cập nhật liên tục văn bản pháp lý, thực hành kê khai chuẩn hóa hoặc lựa chọn dịch vụ chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo chính xác.

Liên hệ ngay Công ty TM DV XNK Hiệp Phước Express tại TP.HCM thông qua số hotline 0907 770 905 để đội ngũ chuyên gia hỗ trợ mọi vấn đề C/O Form D  từ chuẩn bị hồ sơ, xử lý giấy tờ, tư vấn giải quyết tình huống đặc thù, cho đến cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa Đông Á nhanh chóng, bảo mật, tối ưu nhất!