Chi tiết bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì đầy đủ

Khi tham gia hoạt động xuất khẩu hàng hóa, việc chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ là yếu tố sống còn quyết định đến việc hàng có được thông quan thuận lợi, thanh toán đúng hạn hay không. Vậy bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì? Cùng Hiệp Phước Express khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây để tránh những rủi ro không đáng có khi làm thủ tục xuất khẩu nhé!

Các nhóm chứng từ xuất khẩu cơ bản

Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính, bộ chứng từ xuất khẩu được chia thành các nhóm chính để phục vụ các mục đích khác nhau trong quy trình xuất nhập khẩu. Dưới đây là các nhóm cơ bản:

• Chứng từ thương mại (Commercial Documents): Bao gồm các giấy tờ như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, thể hiện thông tin giao dịch giữa người mua và người bán.
• Chứng từ vận tải (Transport Documents): Bao gồm vận đơn đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt, chứng minh việc vận chuyển hàng hóa.
• Chứng từ kiểm tra và cấp phép (Regulatory/Inspection Documents): Bao gồm giấy chứng nhận xuất xứ, kiểm định chất lượng, kiểm dịch thực vật hoặc động vật, đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu pháp lý.
• Chứng từ bảo hiểm: Chứng minh hàng hóa được bảo hiểm trong quá trình vận chuyển, đặc biệt quan trọng với các điều kiện Incoterms như CIF.

Chi tiết từng loại chứng từ xuất khẩu quan trọng

Để đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần hiểu rõ từng loại chứng từ và cách chuẩn bị theo quy định mới nhất của Thông tư 39/2018/TT-BTC. Dưới đây là chi tiết các chứng từ quan trọng:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Hợp đồng ngoại thương là thỏa thuận pháp lý giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, ghi rõ các điều khoản về hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán và giao hàng (theo Incoterms). Hợp đồng cần được ký và đóng dấu bởi cả hai bên, thường bằng tiếng Anh hoặc song ngữ.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm mô tả, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, thông tin người mua, người bán và điều kiện giao hàng. Hóa đơn phải được ký bởi bên xuất khẩu và khớp với các chứng từ khác như vận đơn hoặc C/O.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Phiếu đóng gói liệt kê chi tiết cách đóng gói hàng hóa, bao gồm số lượng kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng, kích thước và loại bao bì. Chứng từ này hỗ trợ hải quan kiểm tra và đối chiếu với hóa đơn thương mại.

Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill/Road/Rail Waybill)

Vận đơn là chứng từ vận tải do hãng vận chuyển phát hành, chứng minh hàng hóa đã được nhận để vận chuyển. Tùy phương thức vận tải, vận đơn có thể là Bill of Lading (đường biển), Air Waybill (đường hàng không), hoặc vận đơn đường bộ/đường sắt. Vận đơn phải ghi rõ thông tin người gửi, người nhận và mô tả hàng hóa.

Tờ khai hải quan xuất khẩu (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan xuất khẩu được lập qua hệ thống hải quan điện tử (VNACCS), cung cấp thông tin về hàng hóa, giá trị, mã HS và các thông tin liên quan. Doanh nghiệp cần nộp bản in có dấu xác nhận của hải quan.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O)

Giấy xuất xứ hàng hóa C/O chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định FTA (như C/O Form D cho ASEAN, Form E cho Trung Quốc). C/O được cấp bởi VCCI hoặc các cơ quan được ủy quyền.

Giấy chứng nhận kiểm định và kiểm dịch (CO, CQ, Phytosanitary Certificate…)

Các chứng nhận kiểm định chất lượng (CQ), kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) hoặc kiểm dịch động vật được yêu cầu tùy theo loại hàng hóa (nông sản, thực phẩm, hóa chất). Các chứng từ này do cơ quan chuyên ngành cấp.

Chứng từ bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate)

Chứng từ bảo hiểm đảm bảo hàng hóa được bảo vệ trong trường hợp rủi ro (hư hỏng, mất mát) trong quá trình vận chuyển. Chứng từ này bắt buộc với các điều kiện Incoterms như CIF hoặc CIP.

Các chứng từ đặc thù (MSDS, Fumigation Certificate, etc.)

Một số hàng hóa đặc biệt (hóa chất, gỗ) yêu cầu thêm Bảng dữ liệu an toàn hóa chất (MSDS) hoặc Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định nhập khẩu.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu Ship COD là gì để hỗ trợ bạn trong quá trình gửi hàng cho các bên thứ ba một cách an toàn và nhanh chóng mà không lo tiền mất tật mang.

Hướng dẫn quy trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì

Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu cần quy trình rõ ràng, chặt chẽ để tránh sai sót ảnh hưởng đến việc thông quan và thanh toán. Dưới đây là chi tiết các bước chuẩn bị làm bộ chứng từ xuất khẩu đơn giản:

Thu thập thông tin và tài liệu cần thiết

Bạn sẽ cần kiểm kiểm tra những thông tin dưới đây trước:

• Thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số thuế, ngân hàng giao dịch)
• Thông tin hàng hóa (mô tả, số lượng, đơn giá, mã HS)
• Thông tin người mua và điều kiện giao hàng theo Incoterms
• Giấy tờ liên quan như hợp đồng, L/C, giấy phép (nếu có)

Điên thông tin vào chứng từ tiêu chuẩn

Với các thông tin đã có, bạn hãy dùng mẫu của công ty hoặc theo mẫu quy định của cơ quan chức năng. Đảm bảo thống nhất về định dạng, font chữ, ngôn ngữ… Các chứng từ chính cần tạo: Invoice, Packing List, Hợp đồng, C/O, vận đơn (đường bộ – đường biển – đường bay)…

Kiểm tra và đối chiếu thông tin lại

Đối chiếu thông tin trên các chứng từ phải đồng nhất tuyệt đối (tên hàng, số lượng, ngày tháng…). Ngoài ra bạn cũng nên kiểm tra chữ ký, dấu mộc, số tham chiếu hợp đồng/L/C…

Nộp hồ sơ cho cơ quan chức năng

Tùy vào loại hồ sơ mà bạn sẽ phải nộp lên cơ quan chức năng phê duyệt tương ứng để kiểm định giấy tờ. Chẳng hạn như bạn sẽ phải:

• Nộp C/O cho VCCI hoặc Bộ Công Thương để xin chứng nhận xuất xứ.
• Khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Nộp hồ sơ cho ngân hàng nếu thanh toán qua L/C.

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Dưới đây là những lưu ý cần thiết khi làm bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa. Những yếu tố này tuyệt đối không nên xem nhẹ, vì chỉ cần sai một chi tiết cũng có thể khiến lô hàng bị giữ hoặc không được thanh toán làm giấy tờ thủ tục xuất khẩu ở hải quan.

• Tính chính xác và đầy đủ của thông tin: Hãy chắc chắn rằng tất cả thông tin như tên hàng, mã HS, giá trị, điều kiện giao hàng đều chính xác và thống nhất. Không để sai lệch giữa hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn.
• Thời hạn hiệu lực của chứng từ: Một số chứng từ như L/C, C/O, giấy kiểm dịch… có thời hạn hiệu lực. Nộp trễ hoặc sai thời gian có thể bị từ chối thông quan hoặc thanh toán.
• Ngôn ngữ sử dụng: Nên dùng tiếng Anh thương mại quốc tế. Riêng tờ khai hải quan và một số giấy phép dùng tiếng Việt theo quy định trong nước.
• Yêu cầu của từng thị trường và đối tác: Mỗi quốc gia có thể có những yêu cầu riêng (ví dụ: Nhật Bản yêu cầu kiểm dịch thực vật chặt, châu Âu yêu cầu tiêu chuẩn C/O ưu đãi). Đối tác nước ngoài có thể yêu cầu thêm chứng từ phụ như Certificate of Analysis, bảng test sản phẩm,…

Các câu hỏi thường gặp khi làm hồ sơ chứng từ xuất khẩu FAQ

Bộ chứng từ xuất khẩu có những loại nào?

Tóm gọn lại, một bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn thường gồm 4 nhóm chính:

• Chứng từ thương mại: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói…
• Chứng từ vận tải: Vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có)…
• Chứng từ xuất xứ và chất lượng: C/O, C/Q, giấy kiểm dịch…
• Chứng từ khác: Tờ khai hải quan, giấy phép xuất khẩu, L/C (nếu có)…

Thông tin chi tiết thì bạn vui lòng xem lại phần đầu của bài viết này nhé!

Ai là người chịu trách nhiệm chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu?

Thông thường, người xuất khẩu (seller) là bên chuẩn bị bộ chứng từ, tuy nhiên có thể ủy quyền cho công ty logistics hoặc forwarder như công ty chuyển phát nhanh Hiệp Phước Express thực hiện. Nếu thanh toán bằng L/C, ngân hàng cũng có vai trò kiểm tra chứng từ.

Có thể sử dụng bản scan của chứng từ xuất khẩu không?

Với nhiều cơ quan chức năng và đối tác, bản cứng gốc có dấu và chữ ký sống vẫn là yêu cầu bắt buộc. Bản scan chỉ nên dùng để tham khảo, gửi trước qua email hoặc làm hồ sơ sơ bộ. Một số ngân hàng hoặc đơn vị nhập khẩu yêu cầu bản gốc để thanh toán hoặc thông quan.

Sự khác biệt giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ là gì?

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là hóa đơn nháp, thể hiện thông tin dự kiến về giao dịch, thường dùng để xin giấy phép, mở L/C. Còn Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ chính thức, được phát hành sau khi chốt đơn hàng, dùng để thanh toán và làm thủ tục hải quan.

Như vậy, bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì không chỉ là câu hỏi của người mới bắt đầu mà còn là yếu tố quyết định cho sự thành công của mỗi lô hàng. Hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, C/O, tờ khai hải quan,… đều cần được chuẩn bị cẩn thận, chính xác và đúng thời hạn Nếu bạn đang cần hỗ trợ làm hồ sơ chứng từ xuất khẩu trọn gói, hãy liên hệ ngay Hiệp Phước Express.