Dịch vụ kho vận là gì? Xu hướng của thị trường vận tải

Nếu bạn đang mới theo gia ngành hàng logistics thì chắc hẳn bạn rất thắc mắc kho vận là gì? Kho vận đóng vai trò là “xương sống” của chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, quản lý và luân chuyển hiệu quả từ sản xuất đến tiêu dùng. Trong bài viết này, Hiệp Phước Express sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm và vai trò của kho vận giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

Kho vận là gì trong xuất nhập khẩu

Kho vận (Warehousing & Logistics) là tổng hợp các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ, bảo quản và phân phối hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Với mục tiêu là đảm bảo hàng hóa sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng đúng thời điểm, đúng địa điểm. Tối ưu hóa chi phí lưu trữ và vận chuyển và giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng trong quá trình lưu kho và phân phối.

Kho vận bao gồm hai chức năng chính:

• Kho bãi (Warehousing): Là quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa tại các địa điểm cụ thể (kho, trung tâm phân phối) trước khi đưa ra thị trường hoặc đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
• Vận chuyển (Logistics): Là quá trình quản lý dòng di chuyển của hàng hóa từ nơi lưu trữ đến điểm đích, bao gồm cả đóng gói, kiểm soát tồn kho, xử lý đơn hàng và vận tải.

Dịch vụ kho vận là tập hợp các giải pháp chuyên nghiệp mà các đơn vị logistics cung cấp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ, bảo quản, quản lý và phân phối hàng hóa một cách tối ưu nhất. Đây không chỉ đơn thuần là việc “giữ hàng trong kho”, mà bao gồm cả các hoạt động quản lý vận hành kho hiện đại, đảm bảo tính liên kết chặt chẽ với chuỗi cung ứng.

Vai trò quan trọng của kho vận trong chuỗi cung ứng

Các hệ thống kho vận đóng nhiều vai trò quan trọng trong ngành hàng logistic, cụ thể:

• Lưu trữ và bảo quản hàng hóa: Một trong những chức năng cốt lõi của kho vận là đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong điều kiện phù hợp về nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng nhằm duy trì chất lượng sản phẩm. Việc bảo quản tốt giúp tránh hư hỏng, mất mát, thất thoát hàng hóa trong quá trình lưu trữ dài ngày.
• Quản lý hàng tồn kho: Kho vận giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả số lượng hàng hóa còn lại trong kho, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng hoặc sản xuất mới một cách kịp thời. Điều này giúp tránh hai tình trạng gây tốn kém: thiếu hụt hàng gây gián đoạn kinh doanh hoặc dư thừa tồn kho làm tăng chi phí lưu trữ.
• Xử lý đơn hàng: Khi có đơn hàng phát sinh, kho vận đóng vai trò là trung tâm xử lý nhanh chóng và chính xác: kiểm tra tồn kho, chọn hàng, đóng gói và chuẩn bị vận chuyển. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và mức độ hài lòng của khách hàng.
• Phân phối hàng hóa: Kho vận là điểm khởi đầu cho hoạt động giao hàng cuối cùng. Việc tổ chức phân phối hàng hóa hợp lý từ kho đến tay người tiêu dùng (last-mile delivery) giúp giảm chi phí vận chuyển và tăng tính linh hoạt trong phục vụ khách hàng.

Quy trình hoạt động chính trong kho vận

Dưới đây là các bước xử lý hàng hóa trong một hệ thống quản lý kho vận hiện đại:

• Bước 1: Nhập kho: Quá trình bắt đầu bằng việc tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc từ xưởng sản xuất. Hàng hóa sẽ được kiểm tra số lượng, chất lượng, mã hàng và đối chiếu với hóa đơn, phiếu nhập để đảm bảo tính chính xác.
• Bước 2: Lưu trữ: Sau khi kiểm tra, hàng hóa được đưa vào kho và bố trí lưu trữ tại các vị trí thích hợp theo sơ đồ kho đã định sẵn. Việc sắp xếp hợp lý giúp tiết kiệm diện tích và tối ưu hóa thời gian lấy hàng.
• Bước 3: Kiểm kê: Hoạt động kiểm kê định kỳ giúp cập nhật chính xác tình trạng hàng tồn kho, phát hiện kịp thời sai lệch, mất mát hoặc hư hỏng. Điều này hỗ trợ việc quản lý tồn kho minh bạch và đáng tin cậy.
• Bước 4: Xuất kho: Khi có yêu cầu giao hàng, bộ phận kho sẽ thực hiện việc chọn hàng, kiểm tra, chuẩn bị và đưa hàng ra khỏi kho theo đúng đơn đặt hàng và chứng từ liên quan.
• Bước 5: Đóng gói: Trước khi giao hàng, hàng hóa được đóng gói theo tiêu chuẩn để đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận chuyển. Việc đóng gói còn phụ thuộc vào loại hàng hóa và phương thức giao hàng.
• Bước 6: Vận chuyển nội bộ: Trong phạm vi nội bộ kho hoặc giữa các khu vực lưu trữ, hàng hóa được di chuyển bằng xe nâng, băng chuyền hoặc các phương tiện chuyên dụng để phục vụ cho các hoạt động kiểm kê, đóng gói hoặc xuất kho.

Phân loại các loại hình kho vận hiện nay

Trong lĩnh vực logistics hiện đại, kho vận không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn được tổ chức và vận hành theo nhiều mô hình khác nhau để đáp ứng các nhu cầu chuyên biệt của doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại hình kho vận phổ biến nhất hiện nay:

1. Kho phân phối (Distribution Center – DC)

• Chức năng: Là trung tâm trung chuyển, tiếp nhận hàng hóa từ nhiều nguồn và phân phối đến các điểm bán lẻ hoặc khách hàng cuối.
• Đặc điểm: Hoạt động với tần suất xuất – nhập cao, thời gian lưu trữ ngắn, ưu tiên tốc độ xử lý đơn hàng.
• Ứng dụng: Phù hợp cho các doanh nghiệp bán lẻ, thương mại điện tử như Tiki, Lazada, Shopee…

2. Kho lưu trữ dài hạn (Storage Warehouse)

• Chức năng: Bảo quản hàng hóa trong thời gian dài với điều kiện ổn định về nhiệt độ, độ ẩm…
• Đặc điểm: Tối ưu chi phí lưu kho, ít thay đổi hàng hóa, quy trình xuất nhập đơn giản.
• Ứng dụng: Thường dùng để lưu trữ nguyên vật liệu, sản phẩm không bán ngay hoặc hàng hóa mùa vụ.

3. Kho ngoại quan

• Chức năng: Lưu giữ hàng hóa nhập khẩu chưa làm thủ tục hải quan hoặc hàng tạm nhập tái xuất.
• Đặc điểm: Được giám sát bởi cơ quan hải quan, chỉ sử dụng trong một khoảng thời gian giới hạn.
• Ứng dụng: Phù hợp cho doanh nghiệp XNK, chuyển khẩu hoặc logistics quốc tế.

4. Kho lạnh (Cold Storage)

• Chức năng: Bảo quản hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ như thực phẩm tươi sống, dược phẩm, hoa tươi…
• Đặc điểm: Có hệ thống làm lạnh, kiểm soát độ ẩm và môi trường nghiêm ngặt.
• Ứng dụng: Rất phổ biến trong ngành thực phẩm, y tế, nông sản xuất khẩu.

5. Kho trung chuyển (Transit Warehouse)

• Chức năng: Lưu giữ tạm thời hàng hóa trên hành trình vận chuyển đến điểm đích.
• Đặc điểm: Thời gian lưu trữ rất ngắn, chú trọng tốc độ và tính linh hoạt trong giao nhận.
• Ứng dụng: Trong các mô hình giao hàng liên tỉnh, liên vùng hoặc quốc tế.

6. Kho gia công (Bonded Manufacturing Warehouse)

• Chức năng: Cho phép gia công, lắp ráp hàng hóa trong kho trước khi xuất khẩu hoặc phân phối.
• Đặc điểm: Kết hợp giữa lưu trữ và xử lý sơ bộ hàng hóa, thường có quy trình kiểm soát đặc biệt.
• Ứng dụng: Doanh nghiệp FDI, sản xuất linh kiện điện tử, cơ khí chính xác…

Nếu bạn quan tâm với chủ đề kho bãi trong xuất nhập khẩu thì bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết phân tích chi tiết về kho hàng CFS là gì của Hiệp Phước Express.

Câu hỏi thường gặp về kho vận trong xuất nhập khẩu FAQs

Kho vận khác gì so với logistics?

Thực tế kho vận là một phần của logistics. Trong khi logistics bao gồm toàn bộ quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dòng chảy của hàng hóa, thông tin và dịch vụ, thì kho vận tập trung chủ yếu vào hoạt động lưu trữ và xử lý hàng hóa trong kho. Nói cách khác, logistics là “bức tranh lớn”, còn kho vận là “mắt xích” quan trọng trong bức tranh đó.

Có những loại kho nào trong kho vận?

Tùy vào mục đích sử dụng và loại hình hàng hóa, kho vận được chia thành nhiều loại như: Kho phân phối (Distribution Center); Kho lưu trữ dài hạn (Storage Warehouse); Kho ngoại quan; Kho lạnh (Cold Storage); Kho trung chuyển; Kho gia công.

Hàng hóa xử lý tại kho vận mất thời gian bao lâu?

Thời gian xử lý hàng hóa tại kho vận thường mất thời gian từ 2–4 giờ đối với hàng hóa đơn giản, còn đối với hàng hóa có yêu cầu đặc biệt (kiểm đếm, phân loại, đóng gói…) là từ 6–24 giờ hoặc hơn Thời gian xử lý hàng hóa tại kho vận phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Loại hình kho vận; quy mô và số lượng hàng hóa; yêu cầu dịch vụ kèm theo; công nghệ và hệ thống quản lý kho.

Trên đây là tổng hợp những thông tin cơ bản nhất về kho vận là gì trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp kho vận chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Hiệp Phước Express để được tư vấn chi tiết, thiết kế quy trình phù hợp và nhận báo giá tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.