Bộ chứng từ thanh toán là gì trong giao thương quốc tế

Chứng từ thanh toán là gì và vì sao lại giữ vai trò cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp? Bộ chứng từ thanh toán không chỉ là căn cứ để kiểm tra và ghi nhận, mà còn là cơ sở pháp lý vững chắc trong kiểm toán, thuế và các hoạt động thanh tra tài chính. Việc hiểu đúng và sử dụng chứng từ đúng cách giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và đảm bảo minh bạch. Trong bài viết này hãy cùng Hiệp Phước Express tìm hiểu bộ chứng từ thanh toán quốc tế gồm có những gì.

Khái niệm chứng từ thanh toán là gì

Chứng từ thanh toán là tài liệu thể hiện bằng văn bản hoặc định dạng điện tử, ghi nhận thông tin liên quan đến việc chi trả hoặc thu nhận tiền trong các hoạt động kinh doanh, sản xuất, dịch vụ hoặc đầu tư.

Hiểu một cách đơn giản, bất kỳ giao dịch nào có liên quan đến tiền – dù là chi ra hay thu vào – đều cần có một loại giấy tờ đi kèm để ghi lại và xác nhận hành động đó. Chứng từ thanh toán chính là “dấu vết” tài chính giúp doanh nghiệp quản lý được dòng tiền, hạch toán kế toán minh bạch và đáp ứng yêu cầu kiểm tra, kiểm toán khi cần.

Đặc điểm của chứng từ thanh toán:

• Chứng từ thanh toán chính là bằng chứng thanh toán: Giúp xác thực rằng một khoản tiền đã được chi trả hoặc nhận về một cách hợp pháp. Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, ủy nhiệm chi…
• Phản ánh giá trị giao dịch: Trên mỗi chứng từ sẽ thể hiện số tiền cụ thể, đơn vị thanh toán, nội dung chi trả/thu tiền, từ đó phản ánh giá trị thực của từng nghiệp vụ kế toán.
• Có giá trị pháp lý cao: Nhiều loại chứng từ thanh toán được pháp luật công nhận là tài liệu hợp lệ, có thể dùng làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc thanh tra tài chính.

Một bộ chứng từ thanh toán bao gồm những gì

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ thanh toán là yếu tố then chốt quyết định việc bên xuất khẩu có được thanh toán hay không. Khi làm việc tại Hiệp Phước Express, đội ngũ chuyên viên xuất nhập khẩu của chúng tôi luôn tư vấn kỹ càng cho khách hàng rằng, một bộ chứng từ thanh toán đầy đủ và hợp lệ thường bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ do người bán phát hành, ghi rõ thông tin giao dịch như giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng (theo Incoterms), điều kiện thanh toán.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách đóng gói, số lượng kiện hàng, trọng lượng, thể tích… để phục vụ việc kiểm tra, vận chuyển.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Là chứng từ vận tải do hãng tàu, hãng bay hoặc đơn vị vận chuyển cấp cho người gửi hàng, xác nhận việc đã nhận hàng để vận chuyển.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, cần thiết để được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q) hoặc Giấy chứng nhận kiểm dịch: Tùy theo yêu cầu của từng loại hàng hóa và thị trường nhập khẩu.
• Chứng từ thanh toán ngân hàng: Chẳng hạn như Swift Message (khi thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng quốc tế) hoặc bản copy thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) nếu giao dịch thanh toán theo phương thức L/C.
• Các chứng từ khác: Tùy theo yêu cầu cụ thể của hợp đồng hoặc L/C như: hóa đơn bảo hiểm, giấy phép xuất khẩu, chứng từ kiểm định…

Mỗi bộ chứng từ đều phải phù hợp tuyệt đối với các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hoặc thư tín dụng, tránh phát sinh tranh chấp, từ chối thanh toán.

Nội dung cơ bản của một bộ chứng từ thanh toán đầy đủ

Khi xây dựng hoặc kiểm tra một bộ chứng từ thanh toán, Hiệp Phước Express luôn lưu ý khách hàng rằng, một bộ chứng từ đạt chuẩn cần đảm bảo đầy đủ những nội dung sau:

• Tên gọi của chứng từ: Ví dụ như Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn…
• Số hiệu và ngày tháng lập chứng từ: Phải rõ ràng, thống nhất, tránh nhầm lẫn hoặc sai lệch giữa các chứng từ.
• Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ và đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ: Ghi chính xác thông tin đối tác mua – bán để đảm bảo tính xác thực.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Diễn giải chi tiết về loại hàng hóa, dịch vụ, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Phải trùng khớp với nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng, thư tín dụng.
• Chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ: Với vận đơn cần có chữ ký của hãng vận chuyển; hóa đơn cần chữ ký, dấu của người bán.
• Các thông tin khác theo quy định của từng loại chứng từ: Ví dụ như mô tả số container trong vận đơn, số hợp đồng ngoại thương trên hóa đơn…

Hiệp Phước Express hiểu rằng trong thương mại quốc tế, chỉ cần một chi tiết sai lệch nhỏ trong bộ chứng từ thanh toán cũng có thể khiến doanh nghiệp mất cơ hội hoặc đối mặt với rủi ro tài chính lớn. Vì vậy, chúng tôi luôn khuyến khích khách hàng kiểm tra cẩn trọng từng chứng từ trước khi gửi đi hoặc nộp cho ngân hàng.

Phân loại chứng từ thanh toán hiện nay

Mỗi loại giao dịch đều có những chứng từ tương ứng đi kèm, được chia thành các nhóm chính dựa theo mục đích sử dụng. Dưới đây là phân loại chi tiết các loại chứng từ thanh toán phổ biến mà doanh nghiệp cần nắm rõ để quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.

Chứng từ bán hàng

Đây là nhóm chứng từ phản ánh quá trình bán hàng, xuất kho và bàn giao hàng hóa/dịch vụ cho khách hàng. Chúng thường là cơ sở để ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ phải thu.

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT invoice): Là loại chứng từ phổ biến nhất, ghi nhận giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra, kèm thuế GTGT (nếu có). Đây cũng là cơ sở để kê khai thuế đầu ra.
• Hóa đơn bán hàng: Dùng cho doanh nghiệp không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Phiếu xuất kho: Ghi nhận số lượng và chủng loại hàng hóa được xuất từ kho để giao cho khách.
• Biên bản giao nhận hàng hóa: Là bằng chứng cho việc bên bán đã bàn giao hàng hóa và bên mua đã nhận đủ, đúng số lượng và chất lượng.

Chứng từ thu tiền

Nhóm này phản ánh dòng tiền vào, giúp doanh nghiệp quản lý được số tiền đã thu từ khách hàng, nhà đầu tư hoặc các khoản thu khác.

• Phiếu thu: Ghi nhận việc thu tiền mặt tại quầy, thường dùng trong nội bộ doanh nghiệp.
• Giấy báo có của ngân hàng: Là thông báo của ngân hàng cho biết tài khoản doanh nghiệp đã được ghi có một khoản tiền.
• Sổ phụ ngân hàng: Bản sao kê tài khoản ngân hàng thể hiện toàn bộ các giao dịch ghi có (thu tiền) trong kỳ.

Chứng từ chi tiền

Phản ánh dòng tiền ra khỏi doanh nghiệp như chi trả cho nhà cung cấp, lương nhân viên, thanh toán hóa đơn…

• Phiếu chi: Ghi nhận các khoản tiền mặt chi ra tại doanh nghiệp.
• Ủy nhiệm chi (UNC): Là lệnh thanh toán do doanh nghiệp lập và gửi đến ngân hàng yêu cầu trích tài khoản để trả cho bên thứ ba.
• Giấy báo nợ của ngân hàng: Thông báo số tiền đã bị trừ khỏi tài khoản doanh nghiệp.
• Sổ phụ ngân hàng: Ghi nhận các khoản chi trong tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
• Séc: Là công cụ thanh toán trong đó người phát hành cam kết thanh toán một khoản tiền cho người thụ hưởng thông qua ngân hàng.

Chứng từ khác

Ngoài các nhóm chính trên, còn có một số loại chứng từ hỗ trợ quá trình thanh toán, kế toán, kiểm tra và quyết toán.

• Bảng kê: Dùng để liệt kê các khoản thu chi, hàng hóa xuất – nhập cùng lúc để phục vụ kế toán tổng hợp.
• Bảng thanh toán lương: Ghi rõ các khoản lương, thưởng, khấu trừ của từng cá nhân, phục vụ chi trả và hạch toán.
• Hợp đồng kinh tế: Là cơ sở pháp lý cho giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ, xác định trách nhiệm các bên.
• Biên bản thanh lý hợp đồng: Ghi nhận việc hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ theo hợp đồng và chấm dứt hiệu lực hợp đồng.

Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán

Để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kế toán – tài chính, Hiệp Phước Express luôn tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán theo các bước sau:

• Bước 1: Lập chứng từ thanh toán: Người có trách nhiệm phát sinh nghiệp vụ kinh tế lập chứng từ gốc như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, bảng kê… theo đúng mẫu biểu quy định.
• Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ, bao gồm kiểm tra đầy đủ thông tin (số hiệu, ngày tháng, chữ ký…), đảm bảo mọi thông tin phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Bước 3: Phê duyệt chứng từ: Người có thẩm quyền (trưởng bộ phận, giám đốc tài chính…) duyệt chứng từ sau khi kiểm tra. Những khoản chi lớn hoặc bất thường sẽ yêu cầu phê duyệt nhiều cấp.
• Bước 4: Ghi sổ kế toán: Sau khi được phê duyệt, kế toán ghi nhận các thông tin từ chứng từ vào sổ sách kế toán theo đúng nguyên tắc kế toán tài chính.
• Bước 5: Lưu trữ chứng từ: Chứng từ gốc được lưu trữ khoa học, phân loại theo từng loại nghiệp vụ, năm tài chính và thời hạn lưu giữ tối thiểu theo quy định pháp luật (thường từ 5 đến 10 năm).

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán giúp Hiệp Phước Express hạn chế rủi ro sai sót trong kế toán, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy vết giao dịch khi cần thiết.

Tham khảo thêm bài viết về các cảng biển là gì trong XNK của Hiệp Phước Express để biết thêm thông tin chi tiết.

Các câu hỏi thường gặp về chứng từ thanh toán FAQs

Có những loại chứng từ thanh toán nào thường được sử dụng trong kế toán?

Thông dụng nhất là: hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng thanh toán lương, hợp đồng kinh tế…

Vai trò của chứng từ thanh toán trong hoạt động kinh doanh là gì?

Chứng từ thanh toán giúp ghi nhận giao dịch, kiểm soát dòng tiền, bảo vệ quyền lợi các bên tham gia và phục vụ quyết toán thuế, kiểm toán nội bộ, kiểm tra nhà nước.

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng là gì?

Là các chứng từ phản ánh giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt, thông qua tài khoản ngân hàng như ủy nhiệm chi (UNC), giấy báo có, giấy báo nợ.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Bao gồm tất cả các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như chuyển khoản, thanh toán bằng thẻ ngân hàng, ủy nhiệm chi, séc…

Hiểu đúng và thực hành chuẩn về chứng từ thanh toán không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động tài chính mà còn phòng tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu bạn đang cần tư vấn chi tiết hơn về cách lập, kiểm tra hoặc quản lý chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp mình, đừng ngần ngại liên hệ với Hiệp Phước Express – Công ty TNHH TMDV XNK Hiệp Phước. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn!