Vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài cần lưu ý điều gì?

Vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài cần lưu ý điều gì để tránh sai sót, chậm trễ hoặc bị phạt tại hải quan?  Đây là câu hỏi mà rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp mới bắt đầu tham gia vào hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế thường bối rối. Bài viết này, Hiệp Phước Express sẽ cung cấp cho bạn tất cả những điều lưu ý toàn diện nhất khi muốn gửi hàng ra nước ngoài, chia theo từng giai đoạn cụ thể.

Lưu ý 1: Kiểm tra quy định về hàng hóa tại nước đến

Trước khi gửi hàng đi quốc tế, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định mặt hàng của bạn có được phép nhập khẩu tại quốc gia đích hay không. Mỗi quốc gia có quy định riêng về hàng hóa bị cấm, hàng hóa bị hạn chế, và bạn cần nắm rõ để tránh vi phạm luật.

Hàng hóa bị cấm (Prohibited Items):

Đây là nhóm hàng tuyệt đối không được phép gửi sang nước ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu vi phạm, người gửi có thể bị phạt tiền, thu giữ hàng hóa hoặc truy cứu trách nhiệm pháp lý.

Các loại hàng hóa cấm phổ biến gồm:

• Ma túy, chất gây nghiện, chất kích thích thần kinh
• Vũ khí, đạn dược, chất nổ, công cụ hỗ trợ
• Hàng giả, hàng nhái thương hiệu, hàng vi phạm bản quyền
• Tài liệu phản động, văn hóa phẩm đồi trụy
• Động vật hoang dã, ngà voi, sừng tê giác
• Tiền tệ, cổ phiếu, giấy tờ có giá trị như tiền mặt

Lưu ý: Danh mục hàng cấm có thể thay đổi theo thời điểm và luật nhập khẩu từng quốc gia.

Hàng hóa bị hạn chế hoặc có điều kiện (Restricted Items):

Không cấm hoàn toàn, nhưng muốn gửi các loại hàng này ra nước ngoài, bạn phải có giấy phép hợp lệ, chứng nhận kiểm định hoặc đóng gói – vận chuyển đúng quy chuẩn.

Một số nhóm hàng bị hạn chế phổ biến:

• Thực phẩm (đặc biệt là hàng tươi sống, đông lạnh, đồ khô chứa thành phần động vật).
• Mỹ phẩm, dược phẩm (phải có giấy công bố chất lượng, hạn sử dụng rõ ràng).
• Thiết bị y tế, thuốc (nhiều nước kiểm soát nghiêm ngặt nhóm này).
• Pin lithium, thiết bị điện tử chứa pin sạc (phải đóng gói chống cháy nổ, dán nhãn cảnh báo).
• Hàng có nguồn gốc động vật, thực vật (cần giấy kiểm dịch).
• Hàng có giá trị cao như vàng, bạc, đồng hồ đắt tiền, đồ cổ (cần chứng từ xác nhận nguồn gốc và bảo hiểm).

Cách kiểm tra quy định hàng hóa trước khi gửi sang nước ngoài:

Để đảm bảo hàng hóa của bạn được phép gửi và nhập khẩu hợp pháp, bạn có thể tiến hành thực hiện theo 3 cách sau:

• Truy cập website hải quan quốc gia nhập khẩu: (Ví dụ: US Customs and Border Protection nếu gửi đi Mỹ)
• Liên hệ trực tiếp với hãng vận chuyển quốc tế như Hiệp Phước Express để được tư vấn cụ thể về từng loại hàng.
• Hỏi ý kiến công ty logistics hoặc đơn vị khai báo hải quan có kinh nghiệm – như đội ngũ vận chuyển Hiệp Phước Express – để xác minh chính xác và cập nhật mới nhất.

Lưu ý 2: Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn quốc tế

Đóng gói đúng cách là bước cốt lõi để bảo vệ hàng hóa an toàn khi vận chuyển quốc tế. Hầu hết các sự cố như bể vỡ, hư hỏng, chậm trễ hoặc bị trả lại đều liên quan đến việc đóng gói không đạt chuẩn. Vậy thì vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài cần lưu ý điều gì về đóng gói? Dưới đây là những điểm bạn không thể bỏ qua:

• Mục đích: Đóng gói đạt chuẩn giúp chống va đập, rung lắc, chống ẩm mốc, nước thấm, đặc biệt quan trọng khi hàng hóa phải đi qua nhiều chặng, qua nhiều loại phương tiện như máy bay, xe tải, tàu biển.
• Lựa chọn vật liệu phù hợp: Thùng carton 5-7 lớp đối với hàng nhẹ – vừa. Thùng gỗ, thùng nhựa có đai sắt cho hàng nặng, máy móc. Xốp hơi, mút PE foam, hạt chống sốc, túi khí chèn lót trong thùng. Màng PE quấn ngoài, kết hợp với băng keo chuyên dụng để niêm phong chặt.
• Kỹ thuật đóng gói: Mỗi mặt hàng cần được bọc riêng biệt, tránh ma sát lẫn nhau. Chèn lót đủ khoảng trống để cố định vị trí hàng trong thùng. Dán kín, niêm phong chắc chắn, tránh bung nắp, rách thùng khi xếp dỡ.
• Ghi nhãn rõ ràng: Bạn nên ghi rõ: tên, số điện thoại, địa chỉ người gửi – người nhận. Dán nhãn “FRAGILE” hoặc “HÀNG DỄ VỠ” nếu cần. Ghi chú: “THIS SIDE UP” hoặc “KEEP DRY” nếu hàng có yêu cầu đặc biệt.
• Tối ưu hóa kích thước và trọng lượng: Tránh để thùng quá to so với hàng (tốn cước volumetric). Gói gọn – chắc – nhẹ, vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa tăng hiệu quả vận chuyển.

Lưu ý 3: Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại chứng từ

Khi vận chuyển hàng ra nước ngoài, chứng từ là “chìa khóa” để hàng hóa được thông quan thuận lợi, tránh các rắc rối như: bị giữ hàng, chậm trễ giao, hoặc phát sinh thêm chi phí. Tùy loại hàng (cá nhân hay thương mại), chứng từ sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Đối với hàng cá nhân/quà tặng:

• Vận đơn (AWB/Bill of Lading): Là giấy tờ vận chuyển do đơn vị vận tải cung cấp, thể hiện hành trình và thông tin đơn hàng.
• Khai báo hải quan: Cung cấp chi tiết thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị khai báo.
• Hóa đơn (Proforma Invoice – nếu có): Hóa đơn tạm tính để thể hiện mục đích gửi quà/hàng hóa, dùng cho một số nước yêu cầu khi khai báo.

Đối với hàng thương mại:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Bắt buộc có với mọi hàng hóa xuất khẩu – ghi giá trị thực, điều kiện thanh toán, mô tả chi tiết hàng.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Ghi rõ từng mặt hàng, số lượng, khối lượng, kích thước và cách đóng gói – hỗ trợ kiểm tra tại hải quan.
• Vận đơn (AWB hoặc B/L – Bill of Lading): Là giấy chứng nhận đơn hàng đang được vận chuyển – dùng để theo dõi và làm chứng từ pháp lý.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu: Do người gửi hoặc dịch vụ khai thuê hải quan thực hiện – bắt buộc với mọi lô hàng xuất chính ngạch.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Cần thiết nếu bạn muốn được ưu đãi thuế nhập khẩu theo hiệp định FTA (như ATIGA, EVFTA, RCEP).
• Các giấy phép chuyên ngành, chứng nhận khác: Kiểm dịch thực vật, động vật, giấy công bố mỹ phẩm, thực phẩm chức năng; Giấy phép xuất khẩu hàng hóa nhạy cảm (nếu có)

Tầm quan trọng của việc thông tin trên các chứng từ phải khớp nhau:

Mọi thông tin như tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng, tên người nhận – người gửi… phải hoàn toàn đồng nhất giữa các chứng từ. Chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hàng bị tạm giữ tại hải quan, yêu cầu sửa chứng từ, kéo dài thời gian hoặc mất cơ hội giao hàng đúng hạn.

Đội ngũ Hiệp Phước Express luôn kiểm tra chéo chứng từ trước khi khai báo hải quan – đây là bước mà nhiều đơn vị thiếu kinh nghiệm thường bỏ sót. Nếu như bạn có nhu cầu gửi hàng quốc tế như Cam -pu-chia, Thai-land, My-an-mar…thì hãy liên hệ đến 0907 770 995 để được hỗ trợ dịch vụ vận chuyển trọn gói có hỗ trợ  kiểm tra đối chứng giấy tờ.

Lưu ý 4: Lựa chọn phương thức và dịch vụ vận chuyển phù hợp

Một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian, chi phí và độ an toàn của đơn hàng chính là phương thức vận chuyển. Vậy vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài cần lưu ý điều gì trong việc chọn phương thức phù hợp?

So sánh các phương thức phổ biến hiện nay:

• Chuyển phát nhanh quốc tế (Hàng không): Phù hợp với tài liệu, quà tặng, hàng nhẹ – giá trị cao. Ưu điểm là giao hàng nhanh chongs từ 2 – 5 ngày, độ an toàn cao, dễ theo dõi. Hạn chế: Chi phí cao, hạn chế về kích thước/trọng lượng.
• Bưu chính quốc tế (EMS, VNPost,…): Phù hợp với cá nhân gửi hàng nhỏ lẻ, không quá gấp. Ưu điểm là cước phí thấp hơn so với chuyển phát nhanh tư nhân. Hạn chế là thời gian vận chuyển dài hơn (7-15 ngày), ít hỗ trợ xử lý sự cố.
• Vận tải hàng hóa (Air/Sea Freight): Dành cho doanh nghiệp gửi hàng số lượng lớn, cần tối ưu chi phí. Lưu ý: bạn cần ần chuẩn bị đầy đủ chứng từ, giấy phép, khai báo chính ngạch hoặc tiểu ngạch đúng theo phương thức vận chuyển yêu cầu. Hiện tại có 3 phương thức vận chuyển phổ biến mà bạn cần lưu ý.
  • Hàng không: Nhanh hơn đường biển, phù hợp hàng giá trị cao, cần giao gấp.
  • Đường biển: Cước phí rẻ nhất nhưng thời gian dài, thường từ 2-6 tuần tùy tuyến.
  • Đường bộ: Đặc điểm là vận chuyển nhanh, đặc biệt là với các đơn hàng vận chuyển quốc tế gần biên giới Việt Nam hoặc vận chuyển nội địa 34 tỉnh thành, chi phí tiết kiệm, gửi được số lượng lớn. Đây cũng là ưu điểm dịch vụ nổi bật nhất

Tiêu chí lựa chọn dịch vụ/công ty vận chuyển:

Đừng chọn dịch vụ chỉ vì “giá rẻ”, mà hãy cân nhắc các tiêu chí sau:

• Uy tín và kinh nghiệm: Ưu tiên đơn vị có nhiều năm làm trong ngành, hiểu rõ quy trình và chính sách quốc tế.
• Mạng lưới tại nước đến: Công ty có đại lý hoặc đối tác tại quốc gia bạn gửi sẽ hỗ trợ thông quan và xử lý sự cố nhanh chóng hơn.
• Giá cả minh bạch: Có bảng giá rõ ràng, không phát sinh phí ẩn.
• Khả năng theo dõi hàng hóa và chăm sóc khách hàng: Có mã tracking quốc tế, hỗ trợ 24/7, báo cáo rõ tiến trình.
• Chính sách bảo hiểm và đền bù: Có tùy chọn bảo hiểm cho hàng hóa, quy trình xử lý khiếu nại minh bạch, rõ ràng.

Hiệp Phước Express – dịch vụ gửi hàng quốc tế đáng tin cậy dành cho bạn

Với hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu và vận chuyển quốc tế, Công ty Hiệp Phước Express cam kết giúp bạn gửi hàng hóa đi nước ngoài theo đúng yêu cầu của hải quan, chi phí hợp lý và thời gian vận chuyển nhanh chóng. Ngoài ra, đội ngũ gửi hàng Hiệp Phước Express có thể giúp bạn những điều khác, bao gồm:

• Tư vấn dịch vụ đúng nhu cầu, cam kết gửi hàng đúng hẹn – đúng giá.
• Hỗ trợ khai báo hải quan, tư vấn đóng gói, kiểm tra hàng hóa.
• Đối tác uy tín với các hãng lớn: DHL, UPS, FedEx, UPS…
• Mạng lưới vận chuyển rộng khắp hơn 100 quốc gia.
• Chính sách minh bạch, xử lý sự cố chuyên nghiệp.
• Chuyên môn vận chuyển hàng hóa hai chiều, đặc biệt là gửi hàng hóa từ Việt Nam sang Campuchia; Thái Lan; Myanmar và ngược lại.

Lưu ý 5: Chú ý về thủ tục hải quan, thuế và phí vận chuyển

Một khi đơn hàng rời khỏi Việt Nam, rào cản tiếp theo chính là thủ tục nhập khẩu tại nước đến. Nếu không chuẩn bị kỹ, hàng rất dễ bị ách lại, phát sinh phí hoặc thậm chí bị trả về.

Khai báo hải quan trung thực và chính xác

Toàn bộ thông tin về người gửi, người nhận, loại hàng, số lượng, giá trị… phải được khai đúng như thực tế. Nếu khai sai, hệ thống có thể tự động giữ hàng để kiểm tra, hoặc bị xử phạt do gian lận khai báo.

Với dịch vụ của vận chuyển Hiệp Phước Express, bạn sẽ được hỗ trợ khai báo hải quan chuẩn từng bước chuẩn bị trọn gói, đảm bảo giảm rủi ro phát sinh tối đa khi làm các giấy tờ hải quan.

Thuế nhập khẩu và VAT nắm rõ để không bị bất ngờ

Mỗi quốc gia đều có ngưỡng miễn thuế cho hàng quà tặng hoặc hàng hóa giá trị thấp. Ví dụ: Mỹ miễn thuế cho hàng dưới 800 USD, Úc dưới 1.000 AUD… Bạn nên nhớ là nếu giá trị lô hàng vượt ngưỡng miễn thuế thì Người nhận hàng sẽ phải nộp thuế nhập khẩu + thuế VAT theo luật nước sở tại. Điều này còn có thể phát sinh thêm phí xử lý, lưu kho, phí làm thủ tục…

Mẹo khác từ Hiệp Phước Express: Bạn nên khai báo giá trị đúng, nếu bạn khai giá trị thấp hơn giá trị thực tế để né thuế thì có thể bị tịch vụ phạt hành chính. Trường hợp trong quá trình vận chuyển mà nếu bị hỏng/mất hàng thì cũng sẽ rất khó đòi bảo hiểm đúng giá trị thật.

Các loại phụ phí có thể phát sinh:

Ngoài thuế, bạn cũng nên dự trù các phụ phí logistics quốc tế như:

• Phí nhiên liệu (Fuel Surcharge): Áp dụng theo biến động giá dầu.
• Phí an ninh (Security Fee): Với các tuyến bay quốc tế hoặc khu vực yêu cầu an ninh đặc biệt.
• Phí vùng sâu – vùng xa (Remote Area Surcharge): Dành cho các địa chỉ khó tiếp cận, vùng hẻo lánh.
• Phí lưu kho tại hải quan (Storage Fee): Nếu chậm khai báo hoặc không nộp thuế kịp thời.

Lưu ý 6: Bảo hiểm hàng hóa và theo dõi đơn hàng

Dù đã đóng gói cẩn thận và lựa chọn dịch vụ vận chuyển uy tín, việc bảo vệ rủi ro vẫn không thể thiếu trong quá trình gửi hàng quốc tế.

Tại sao nên mua bảo hiểm hàng hóa?

Việc mua bảo hiểm không chỉ dành cho hàng giá trị cao, mà nên cân nhắc cho tất cả các lô hàng, đặc biệt là:

• Hàng dễ vỡ, dễ hư hỏng như mỹ phẩm, đồ điện tử, thực phẩm.
• Hàng có giá trị tài chính lớn: đồng hồ, linh kiện điện tử, thiết bị y tế,…
• Lô hàng thương mại số lượng lớn hoặc gửi theo dạng chính ngạch.

Trong trường hợp hàng bị thất lạc, hư hỏng, mất mát,… bảo hiểm sẽ giúp bạn được bồi thường đúng giá trị khai báo, hạn chế tổn thất tài chính. Hiệp Phước Express khuyến nghị khách hàng nên mua bảo hiểm cho các đơn hàng quan trọng. Đội ngũ của chúng tôi sẽ tư vấn gói phù hợp theo giá trị hàng hóa và điểm đến.

Theo dõi đơn hàng thường xuyên – bước không thể thiếu

Khi gửi hàng ra nước ngoài, mỗi kiện hàng sẽ được gán mã tracking (số theo dõi). Việc chủ động tra cứu định kỳ giúp bạn: Biết chính xác đơn hàng đang ở đâu, đến đâu. Chủ động xử lý khi có chậm trễ hoặc cần bổ sung thông tin. Gửi thông tin sớm cho người nhận, tránh bị động trong khâu nhận hàng.

Hiệp Phước Express cung cấp hệ thống tracking minh bạch – cập nhật liên tục theo thời gian thực, giúp bạn an tâm kiểm soát hành trình đơn hàng 24/7.

Câu hỏi thường gặp cần phải lưu ý khi gửi hàng đi nước ngoài FAQ

Lưu ý quan trọng nhất khi gửi hàng đi nước ngoài là gì?

Bạn cần kiểm tra kỹ quy định hàng hóa tại nước đến và chuẩn bị đầy đủ chứng từ thủ tục hải quan – đây là 2 bước hay bị bỏ sót nhất và cũng dễ gây rắc rối nhất khi vận chuyển quốc tế. Thường thì khi bạn tìm đến dịch vụ chuyên nghiệp thì sẽ có bộ phận tư vấn giúp bạn 2 khâu này, điển hình như Hiệp Phước Express.

Làm sao để biết mặt hàng của mình có bị cấm gửi hay không?

Truy cập website hải quan nước đến hoặc liên hệ trực tiếp với Hiệp Phước Express để được tư vấn kiểm tra nhanh. Chúng tôi có danh sách hàng cấm riêng dựa theo tiêu chí chung của hải quan Việt Nam mà bạn có thể áp dụng nhằm chọn lọc hàng hóa trước khi gửi đi nước ngoài.

Cách khai báo giá trị hàng hóa như thế nào cho đúng?

Giá trị hàng nên được khai trung thực, phù hợp với thị trường, tránh kê thấp quá khiến bảo hiểm không chi trả đủ, hoặc kê cao dễ bị áp thuế nặng.

Có nên mua bảo hiểm khi gửi hàng đi nước ngoài không?

Nên mua bảo hiểm dịch vụ, đặc biệt là nếu vận chuyển hàng hóa có giá trị cao hoặc thuộc nhóm dễ vỡ.

Cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi gửi hàng đi nước ngoài?

Tùy theo loại hàng cá nhân hay hàng thương mại sẽ có yêu cầu về giấy tờ cần khai báo khác nhau. Nhưng về cơ bản sẽ bao gồm: vận đơn, hóa đơn, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có),…Hiệp Phước Express sẽ hướng dẫn đầy đủ từng bước.

Bên cạnh những điều cần lưu ý thì bạn cũng nên tham khảo thêm về những rủi ro thường gặp khi gửi hàng đi nước ngoài để hạn chế tất cả những rủi ro.

Tóm lại thì việc vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài cần lưu ý điều gì? Theo kinh nghiệm của Hiệp Phước Express thì bạn hãy luôn bắt đầu bằng việc kiểm tra quy định hàng hóa, đóng gói đúng chuẩn, chuẩn bị chứng từ đầy đủ, chọn phương thức vận chuyển phù hợp và theo dõi đơn hàng sát sao. Nếu như bạn muốn tìm dịch vụ gửi hàng quốc tế có hỗ trợ tất cả những điều trên thì hãy liên hệ đội ngũ vận chuyển Hiệp Phước chúng tôi – liên hệ ngay 0907 770 995.