Định vị bưu gửi cách theo dõi hành trình đơn hàng

Bạn có bao giờ thắc mắc khái niệm định vị bưu gửi là gì? Bạn có bao giờ rơi vào tình huống nóng lòng chờ đơn hàng nhưng không biết hiện tại nó đang ở đâu? Hay bạn có từng lo lắng vì hàng hóa gửi đi mãi chưa thấy người nhận phản hồi? Tất cả những điều này đều có thể giải thích đơn giản và hiệu quả, đó là thông qua định vị hàng bưu gửi.

Trong bài viết này, Hiệp Phước Express sẽ giúp bạn hiểu rõ thế nào là định vị bưu gửi, vì sao nó quan trọng và cách nó hoạt động. Bài viết này dành cho bất kỳ ai đang sử dụng các dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ cá nhân đến doanh nghiệp.

Định vị bưu gửi là gì

Định vị bưu gửi là quá trình theo dõi vị trí và trạng thái của bưu phẩm, bưu kiện trong suốt hành trình vận chuyển. Việc định vị hàng bưu gửi có thể được thực hiện từ lúc đơn hàng được tạo đến khi được giao đến tay người nhận.

Việc định vị không chỉ đơn thuần là xem “đơn hàng đang ở đâu” mà còn là cách để kiểm soát, minh bạch hoá toàn bộ quá trình vận chuyển. Điều này giúp đảm bảo hàng hoá được xử lý đúng, vận chuyển đến nơi đúng thời điểm và tránh tình trạng thất lạc hàng gửi.

Tầm quan trọng của định vị bưu gửi:

• Đối với người gửi: Hệ thống định vị bưu gửi giúp bên gửi nắm bắt được quá trình vận chuyển hàng hoá. Giúp họ có thể thông báo kịp thời cho người nhận nếu có thay đổi. Điều này cũng giảm lo lắng, và tăng uy tín cho bên vận chuyển khi giao hàng đúng hẹn.

• Đối với người nhận: Người nhận sẽ biết được đơn hàng đang ở đâu và khi nào sẽ đến. Từ đó sẽ chủ động sắp xếp thời gian nhận hàng, tránh bỏ lỡ (dẫn đến tình trạng mang tiếng bom hàng).

• Đối với doanh nghiệp chuyển phát/logistics: Quản lý được từng bước trong chuỗi vận chuyển. Tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro thất lạc, sai sót. Tăng trải nghiệm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Cách thức hoạt động của hệ thống định vị bưu gửi

Hệ thống định vị bưu gửi hoạt động theo hệ thống tracking theo một mã hàng hóa. Mỗi hàng hóa sẽ có một mã tracking khác nhau không trùng lặp. Khi lô hàng được chính thức được thực hiện vận chuyển thì mã tracking này sẽ được tạo, sau đó được gửi cho bên gửi (hoặc bên dịch vụ vận chuyển nếu có) để họ theo dõi hành trình đơn hàng.

Công nghệ sử dụng của hệ thống định vị bưu gửi

Các hệ thống định vị bưu gửi hiện nay ứng dụng nhiều công nghệ khác nhau, từ đơn giản đến hiện đại. Nhìn chung có 5 loại công nghệ hệ thống tracking bưu gửi bao gồm:

• Mã vạch (Barcode): Mỗi đơn hàng được gán một mã vạch duy nhất, quét tại từng điểm trung chuyển để cập nhật trạng thái.
• Mã QR (QR Code): Tương tự mã vạch nhưng có thể chứa nhiều thông tin hơn, giúp người dùng quét và tra cứu thông tin dễ dàng qua điện thoại.
• RFID (Radio-Frequency Identification): Sử dụng sóng radio để nhận diện và theo dõi hàng hóa mà không cần quét thủ công, áp dụng cho đơn vị có khối lượng lớn.
• GPS (Global Positioning System): Dùng để định vị phương tiện vận chuyển theo thời gian thực. Phù hợp với các lô hàng lớn, vận chuyển xuyên quốc gia.
• TMS (Transportation Management System): Hệ thống quản lý vận tải tổng thể, tích hợp đầy đủ các công cụ định vị, quản lý vận đơn, tối ưu lộ trình giao hàng.

Quy trình cập nhật thông tin định vị hàng hóa

1. Tạo vận đơn: Mỗi bưu gửi được gán một mã vận đơn duy nhất ngay khi người gửi hoàn tất đơn hàng.
2. Quét mã tại các điểm trung chuyển: Tại mỗi bưu cục, kho hàng hoặc điểm giao nhận, nhân viên sẽ quét mã vận đơn để cập nhật trạng thái đơn hàng vào hệ thống.
3. Dữ liệu truyền về hệ thống trung tâm: Tất cả thông tin được đồng bộ về server trung tâm của đơn vị vận chuyển, hiển thị theo thời gian thực.
4. Người dùng tra cứu: Người gửi hoặc người nhận có thể nhập mã vận đơn vào hệ thống tra cứu của đơn vị chuyển phát (trên website hoặc ứng dụng) để xem trạng thái đơn hàng.

Trong quá trình theo dõi hàng hóa, từ khâu tạo đơn, luân chuyển, cho đến khi hàng giao đến nơi… thì mọi thông tin đều được cập nhật liên tục và minh bạch thông qua hệ thống định vị bưu gửi với thời gian rất thường xuyên.

Hướng dẫn cách sử dụng công cụ định vị bưu gửi

Việc sử dụng công cụ định vị bưu gửi hiện nay vô cùng đơn giản. Bạn có thể chọn một trong hai cách phổ biến: Sử dụng website, hoặc sử dụng ứng dụng di động của hãng vận chuyển.

Sử dụng website để định vị đơn hàng

• Đầu tiên, bạn hãy truy cập website chính thức của đơn vị chuyển phát nhanh (như Hiệp Phước Express, VNPost, Viettel Post,…).
• Tìm đến mục “Tra cứu bưu gửi” hoặc “Theo dõi đơn hàng”.
• Nhập mã vận đơn (tracking number) vào ô tìm kiếm.
• Xem thông tin chi tiết về vị trí hiện tại và trạng thái đơn hàng.

Sử dụng ứng dụng di động để kiểm tra định vị hàng hóa

• Tải và cài đặt ứng dụng của hãng vận chuyển trên điện thoại.
• Đăng nhập vào tài khoản (nếu cần).
• Nhập mã tracking hoặc quét mã vạch/QR code.
• Ứng dụng sẽ hiển thị thông tin và có thể gửi thông báo cập nhật khi trạng thái đơn hàng thay đổi.

Giải thích các trạng thái đơn hàng thường gặp

Trong quá trình theo dõi định vị các đơn hàng vận chuyển, bạn sẽ có thể gặp phải những trạng thái đơn hàng (tiếng anh là “Status”). Hiệp Phước Express sẽ hướng dẫn cho bạn cách xem những trạng thái hàng hóa đó, bao gồm:

• Đã tiếp nhận: Đơn hàng đã được nhân viên chuyển phát xác nhận và sẵn sàng xử lý.
• Đang vận chuyển: Đơn hàng đang di chuyển đến điểm tiếp theo.
• Đang ở kho trung chuyển: Đơn hàng đang tạm lưu tại kho trước khi tiếp tục hành trình.
• Đang giao hàng: Nhân viên giao hàng đang trên đường đưa bưu phẩm đến tay người nhận.
• Đã giao hàng thành công: Bưu gửi đã được giao đúng người nhận.
• Chuyển hoàn: Bưu gửi bị trả lại do không giao được (ví dụ: người nhận không có nhà, từ chối nhận,…).

Lợi ích của hệ thống định vị bưu gửi trong thực tiễn

Hệ thống định vị bưu gửi sẽ giúp các bên tham gia dễ dàng kiểm soát hàng hóa. Cụ thể.

Đối với người gửi

• An tâm về hàng hóa: Có thể theo dõi mọi lúc, mọi nơi.
• Kiểm soát được quá trình giao hàng: Biết khi nào đơn hàng được tiếp nhận, chuyển đi hay đã giao thành công.
• Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh: Phát hiện sớm đơn hàng bị chậm, thất lạc để có hướng xử lý.
• Nâng cao uy tín với khách hàng: Giao đúng hẹn, cập nhật thông tin minh bạch.

Đối với người nhận

• Chủ động sắp xếp thời gian nhận hàng: Biết trước khi nào hàng tới để chuẩn bị.
• Giảm thiểu thời gian chờ đợi: Tránh tình trạng “ngồi canh đơn” mà không biết khi nào đến.
• Biết được chính xác khi nào hàng đến: Từ đó tăng sự hài lòng và chủ động trong công việc.
• Yên tâm về việc nhận hàng: Có thông tin rõ ràng, hạn chế tình trạng giao nhầm, mất hàng.

Đối với bên làm dịch vụ

• Giúp kiểm soát hàng hóa tốt hơn từ khâu quản lý, theo dõi kiểm soát lịch trình cho đến khâu đóng gói lưu trữ hàng hóa.
• Giúp đáp ứng nhu cầu theo dõi lô hàng của khách hàng thuê dịch vụ vận chuyển.
• Giúp tăng sự uy tín của dịch vụ vận chuyển vì thể hiện được quy trình chuyên nghiệp.

Các dịch vụ định vị bưu gửi phổ biến tại Việt Nam

Dưới đây làm một số dịch vụ gửi hàng quốc tế tại Việt Nam có hỗ trợ hệ thống tra cứu bưu gửi:

VNPost

Là đơn vị bưu chính quốc gia, VNPost cung cấp công cụ tra cứu vận đơn thông qua website và ứng dụng di động. Người dùng chỉ cần nhập mã bưu gửi để kiểm tra vị trí và trạng thái đơn hàng trên hệ thống. vnpost.vn/vi-vn

Viettel Post

Với hệ thống định vị hiện đại, Viettel Post cho phép tra cứu đơn hàng qua website và ứng dụng. Người dùng cũng có thể đăng ký nhận thông báo khi có cập nhật mới về hành trình đơn hàng. Địa chỉ để tra cứu định vị đơn hàng tại Viettel Post: viettelpost.com.vn

Giao Hàng Nhanh GHN

GHN tích hợp tính năng tracking đơn hàng trực tiếp trên website và app GHN. Ngoài nhập mã vận đơn, người dùng còn có thể quét mã QR để theo dõi nhanh chóng.

J&T Express

J&T Express cung cấp giao diện định vị đơn hàng đơn giản, dễ sử dụng. Người dùng có thể tra cứu bằng mã vận đơn và theo dõi cập nhật theo từng bước của hành trình giao hàng.

Ninja Van

Ninja Van hỗ trợ định vị bưu gửi trên cả website và app. Ngoài theo dõi tình trạng đơn hàng, người dùng còn được thông báo trước khi giao, giúp chủ động thời gian nhận hàng.

Các hãng vận chuyển quốc tế DHL, FedEx, UPS, EMS, Hiệp Phước Express

Các hãng quốc tế lớn như DHL, FedEx, UPS, EMS đều có hệ thống tracking mạnh mẽ, cập nhật theo thời gian thực. Người dùng có thể theo dõi đơn hàng xuyên quốc gia một cách minh bạch và chính xác.

Mẹo lưu ý để theo dõi bưu gửi hiệu quả

• Lưu lại mã tracking cẩn thận: Ghi chú hoặc lưu trên điện thoại để dễ tra cứu khi cần.
• Kiểm tra thông tin định vị thường xuyên: Đặc biệt là vào những ngày gần ngày dự kiến giao hàng.
• Liên hệ ngay với hãng vận chuyển nếu có vấn đề phát sinh: Chậm trễ, sai địa chỉ, đơn không di chuyển,… cần được xử lý sớm.
• Cài đặt ứng dụng di động: Giúp bạn nhận được thông báo tự động mỗi khi trạng thái đơn hàng thay đổi.
• Đảm bảo nhập đúng mã vận đơn: Một ký tự sai cũng khiến việc tra cứu không thành công.
• Chia sẻ mã vận đơn với người nhận: Giúp cả hai bên cùng theo dõi đơn hàng, giảm rủi ro bỏ lỡ.
• Kiểm tra thời gian làm việc của bưu cục: Nếu có ý định đến lấy hàng trực tiếp hoặc phản hồi.
• Kiểm tra hàng hóa sẽ cập nhật theo giai đoạn: Một số loại hàng hóa sẽ cập nhật tiến độ giao hàng theo từng giai đoạn. Nếu thuộc tính hàng hóa càng phức tạp (như hàng dễ vỡ, đồ cồng kềnh) thì thời gian cập nhật định vị sẽ lâu hơn. 

Nếu bạn muốn hiểu thêm về thì hãy tham khảo bài viết các thuộc tính hàng hóa trong vận chuyển của Hiệp Phước Express.

Những mẹo trên sẽ giúp bạn quản lý bưu gửi hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và luôn chủ động trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Các câu hỏi thường gặp về định vị bưu gửi FAQs

Mã tracking (mã vận đơn) là gì và lấy ở đâu?

Mã tracking hay còn gọi là mã vận đơn là một chuỗi ký tự được cấp cho mỗi đơn hàng. Bạn có thể lấy mã này sau khi hoàn tất gửi hàng, thông thường được in trên biên nhận hoặc gửi qua tin nhắn/email từ đơn vị vận chuyển.

Làm thế nào để tra cứu bưu gửi của VNPost/Viettel Post/GHN/J&T/… ?

Bạn chỉ cần truy cập vào website hoặc ứng dụng di động của hãng chuyển phát, tìm mục “Tra cứu đơn hàng” và nhập mã vận đơn vào để xem thông tin chi tiết.

Tại sao thông tin định vị bưu gửi không được cập nhật?

Dưới đây là vài lý do phổ biến mà hệ thống định vị bưu gửi không cập nhật tiến độ hàng hóa:

• Hàng mới tạo đơn nhưng chưa được quét tại bưu cục.
• Lỗi kết nối hệ thống hoặc chưa đồng bộ dữ liệu.
• Mã vận đơn bị nhập sai. Trong trường hợp này, bạn nên chờ thêm vài giờ hoặc liên hệ tổng đài hỗ trợ của hãng vận chuyển.

Tôi phải làm gì nếu bưu gửi bị thất lạc hoặc giao chậm?

• Gọi ngay đến hotline của hãng vận chuyển để tra soát.
• Cung cấp đầy đủ thông tin mã vận đơn, tên người gửi/nhận.
• Đề nghị hỗ trợ bồi thường (nếu có bảo hiểm) hoặc giải pháp thay thế phù hợp.

Định vị bưu gửi không chỉ là công cụ giúp bạn biết hàng hóa đang ở đâu, mà còn là “trợ lý” theo dõi hành trình đơn hàng hiệu quả, giúp kiểm soát, ngăn ngừa sự cố và tối ưu trải nghiệm gửi hàng bằng dịch vụ. Hiệp Phước Express cũng thường cung cấp hệ thống kiểm tra hàng hóa cho khách hàng để họ theo dõi tiến độ vận chuyển khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Hãy liên hệ ngay 0907 770 995 để được trải nghiệm dịch vụ gửi hàng có định vị bưu gửi miễn phí nhé!