Hướng dẫn gửi quà qua bưu điện tặng bạn bè người thân

Gửi quà qua bưu điện là một cách tiện lợi để vận chuyển hàng hóa để gửi tặng người thân quen. Với hệ thống bưu cục phủ rộng toàn quốc, dịch vụ bưu điện mang đến sự tiết kiệm và an tâm cho mọi nhu cầu gửi quà, từ cá nhân đến doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Hiệp Phước Express khám phá chi tiết quy trình, lưu ý và kinh nghiệm để gửi quà hiệu quả nhất qua bưu điện.

Tại sao bạn nên gửi quà qua bưu điện

• Tiện lợi: Dịch vụ bưu điện có mặt ở hầu hết các tỉnh, thành, quận huyện trên toàn quốc. Người gửi dễ dàng tìm thấy bưu cục gần nhất hoặc yêu cầu đến tận nơi lấy hàng (tuỳ dịch vụ).
• Đa dạng dịch vụ: Bưu điện cung cấp nhiều lựa chọn như gửi nhanh, gửi thường, chuyển phát hỏa tốc, bảo đảm, thu hộ COD… phù hợp với từng loại quà tặng và ngân sách người dùng.
• Giá cả hợp lý: So với nhiều đơn vị chuyển phát tư nhân, cước phí của bưu điện thường cạnh tranh hơn, đặc biệt với đơn hàng cỡ nhỏ hoặc gửi đến vùng sâu vùng xa.
• Độ tin cậy: Thông thường bưu điện là đơn vị vận chuyển lâu đời, sở hữu mạng lưới logistics phủ rộng, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, quy trình minh bạch và rõ ràng. Hàng hóa được đóng gói, bảo quản và giao nhận đúng quy định.

Những loại quà có thể gửi qua bưu điện

Bưu điện hiện nay cho phép gửi đa dạng các loại quà tặng, phù hợp với nhiều mục đích khác nhau, từ cá nhân đến công việc. Tuy nhiên, vẫn cần tuân thủ các quy định về hàng hóa không cấm hoặc hạn chế vận chuyển theo pháp luật. Dưới đây là một số loại quà phổ biến có thể gửi qua bưu điện:

1. Đồ lưu niệm, quà tặng cá nhân

• Ví dụ: Khung ảnh, búp bê, gấu bông, móc khóa, tranh thêu tay…
• Gửi trong các dịp như sinh nhật, lễ tình nhân, kỷ niệm, tri ân giáo viên…

2. Đồ ăn khô, thực phẩm đóng gói

• Bao gồm: Mứt, bánh khô, trái cây sấy, hạt điều, cà phê, trà, đặc sản vùng miền…
• Lưu ý: Phải đóng gói kỹ, có bao bì rõ ràng, hạn sử dụng minh bạch. Một số dịch vụ yêu cầu có giấy kiểm định an toàn thực phẩm với số lượng lớn.

3. Quần áo, phụ kiện thời trang

• Có thể gửi giày dép, áo dài, khăn choàng, đồng hồ, mũ nón…
• Thường được các shop online hoặc người gửi quà lễ tết sử dụng.

4. Sách, vở, đồ dùng học tập

• Gửi cho học sinh, sinh viên, hoặc gửi sách giáo lý, tài liệu học tập.
• Dễ vận chuyển, chi phí thấp, ít bị hư hại nếu đóng gói đúng cách.

5. Mỹ phẩm, đồ dùng cá nhân

• Gồm kem dưỡng, son môi, nước hoa mini, nước rửa tay…
• Nếu là chất lỏng cần đóng gói chống tràn, dán nhãn rõ ràng và kiểm tra quy định vận chuyển của từng hãng.

6. Hàng hóa kinh doanh nhỏ lẻ

• Các đơn vị bán hàng online gửi đơn hàng cho khách như đồ handmade, đồ decor, phụ kiện điện thoại…
• Có thể kết hợp thu hộ COD (nếu sử dụng dịch vụ bưu điện hỗ trợ).

Lưu ý quan trọng: Bưu điện không chấp nhận vận chuyển các mặt hàng cấm như: Vũ khí, chất cháy nổ, ma túy; động vật sống, thực phẩm tươi sống dễ hỏng; hàng hóa không có nguồn gốc rõ ràng hoặc vi phạm pháp luật; hàng thuộc danh sách cấm hoặc thuộc diện cấm khai thác.

Quy trình gửi quà qua bưu điện chi tiết

Để gửi quà qua bưu điện một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị quà và vật liệu đóng gói

• Chọn quà phù hợp: Nên ưu tiên các món quà có độ bền cao, dễ bảo quản trong quá trình vận chuyển. Tránh các món dễ vỡ, dễ chảy nước hoặc thực phẩm tươi sống nếu không có đóng gói chuyên dụng.
• Chuẩn bị vật liệu đóng gói: Bao gồm hộp carton cứng, giấy gói, xốp nổ (bubble wrap), mút mềm hoặc giấy báo chèn lót, băng keo dán kín.

Mẹo: Nếu bạn không chắc chắn về vật liệu, có thể nhờ nhân viên bưu điện hỗ trợ gói hàng.

Bước 2: Đóng gói quà cẩn thận

• Bọc quà bằng giấy hoặc túi chống sốc trước khi cho vào hộp.
• Chèn vật liệu đệm vào các khoảng trống để tránh xê dịch, giúp bảo vệ món quà khỏi va đập.
• Dán kín miệng hộp bằng băng keo chắc chắn, đảm bảo không bung trong quá trình vận chuyển.

Lưu ý: Nếu là hàng dễ vỡ, nên dán thêm nhãn “Hàng dễ vỡ – Fragile” trên mặt hộp.

Bước 3: Ghi thông tin người gửi và người nhận

• Ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi và người nhận.
• Ghi trên bề mặt hộp hoặc trên phiếu gửi hàng theo đúng mẫu của bưu điện.
• Kiểm tra kỹ để tránh sai sót, gây thất lạc bưu phẩm.

Bước 4: Lựa chọn dịch vụ và đến bưu cục

• Các dịch vụ phổ biến của bưu điện:
  • EMS (Express Mail Service): Nhanh, thường từ 1–3 ngày tùy khu vực.
  • Bưu kiện đảm bảo: Giao có ký nhận, độ an toàn cao, thời gian trung bình.
  • Bưu phẩm thường: Giá rẻ hơn, thời gian giao lâu hơn.
• Chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu (gửi gấp, gửi tiết kiệm, có bảo hiểm…).
• Đến bưu cục gần nơi ở hoặc nơi làm việc để gửi quà.

Bước 5: Kê khai thông tin và thanh toán

• Điền đầy đủ thông tin trên phiếu gửi: Tên người gửi – người nhận, địa chỉ, loại hàng, dịch vụ vận chuyển, ghi chú đặc biệt (nếu có).
• Nhân viên bưu điện sẽ cân nặng, báo cước và hướng dẫn chi tiết.
• Thanh toán và nhận biên lai kèm mã vận đơn để theo dõi sau này.

Bước 6: Theo dõi hành trình bưu phẩm

• Truy cập website chính thức của bưu điện hoặc tải ứng dụng (VD: VNPost, EMS Việt Nam).
• Nhập mã vận đơn trên biên lai để kiểm tra trạng thái đơn hàng.
• Có thể xem vị trí hiện tại, thời gian dự kiến giao hàng và lịch sử di chuyển của bưu phẩm.

Hướng dẫn các cách đóng gói quà an toàn khi gửi bưu điện

Mỗi loại hàng hóa đều có đặc điểm riêng và cần cách đóng gói phù hợp để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng nhóm hàng:

Cách đóng gói hàng dễ vỡ để gửi bưu điện

• Bọc kỹ sản phẩm bằng nhiều lớp vật liệu chống sốc như giấy báo, mút xốp, màng bọc khí (bubble wrap).
• Chèn lót cẩn thận xung quanh sản phẩm bên trong hộp để cố định vị trí, tránh xê dịch.
• Dùng hộp carton dày, cứng, không quá lớn để tránh bị va đập mạnh.
• Dán nhãn “Hàng dễ vỡ” hoặc “Fragile” ở nhiều mặt của thùng để nhân viên giao hàng chú ý xử lý nhẹ tay.

Lưu ý: Không nên gửi các sản phẩm dễ vỡ có giá trị cao nếu không có bảo hiểm kèm theo.

Cách đóng gói hàng điện tử khi gửi qua bưu điện

• Sử dụng hộp carton cứng, kích thước vừa vặn với thiết bị điện tử cần gửi.
• Bọc sản phẩm bằng túi chống sốc hoặc mút xốp toàn bộ bề mặt và các góc cạnh.
• Dùng vật liệu chèn lót (xốp, giấy vụn) để cố định thiết bị trong hộp, tránh va đập trong lúc vận chuyển.
• Dán nhãn cảnh báo nếu thiết bị có pin lithium, hoặc linh kiện nhạy cảm.

Ví dụ: Điện thoại, máy ảnh, ổ cứng, linh kiện máy tính nên được gói riêng từng món trước khi cho vào hộp tổng.

Cách đóng gói hàng chất lỏng để gửi qua bưu điện

• Đựng chất lỏng trong chai/lọ kín có nắp chắc chắn, tránh bị rò rỉ.
• Bọc kín bằng túi nilon dày hoặc túi zip, sau đó cố định bằng băng dính.
• Cho vào hộp carton có lớp lót thấm hút hoặc xốp, đảm bảo nếu rò rỉ sẽ không ảnh hưởng đến các bưu phẩm khác.
• Dán cảnh báo “Chất lỏng – Liquid Inside” nếu cần thiết.

Lưu ý: Kiểm tra trước với bưu điện vì một số chất lỏng (dung môi, hóa chất…) có thể bị cấm vận chuyển.

Cách đóng gói quần áo, vải vóc để gửi bưu điện

• Gấp gọn gàng quần áo, khăn vải… và cho vào túi nilon hoặc túi hút chân không (nếu cần tiết kiệm diện tích).
• Sử dụng hộp carton hoặc túi chuyên dụng có độ dày tốt, không để hở mép.
• Không cần chèn lót quá kỹ nếu không phải là hàng dễ rách hoặc bẩn.

Mẹo: Dán thêm túi chống ẩm nếu gửi đi xa hoặc trong mùa mưa.

Những lưu ý quan trọng khi gửi quà qua bưu điện

Dưới đây là một số thông tin quan trọng cần nhớ khi bạn muốn gửi quà tặng qua bưu điện:

• Tìm hiểu danh mục hàng hóa cấm gửi: Theo quy định của bưu điện và pháp luật Việt Nam, không được gửi các loại hàng như: chất nổ, chất dễ cháy, vũ khí, hàng giả, ma túy, động vật sống…
• Kê khai thông tin trung thực và chính xác: Tránh tình trạng bị chậm trễ, trả hàng hoặc bị xử phạt do khai báo sai lệch về loại hàng hóa.
• Lưu giữ biên lai và mã vận đơn: Đây là căn cứ để tra cứu hành trình đơn hàng và xử lý nếu có mất mát hoặc thất lạc.
• Mua bảo hiểm (nếu cần): Đối với hàng hóa có giá trị cao, nên mua bảo hiểm để đảm bảo quyền lợi nếu có rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Cùng chủ đề vận chuyển hàng hóa cho nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp, bạn có thể sẽ thích bài viết phân tích những hình thức vận chuyển hàng hóa phổ biến của Hiệp Phước Express.

Câu hỏi thường gặp khi gửi quà qua bưu điện FAQ

Gửi quà qua bưu điện mất bao lâu?

Thời gian gửi quà qua bưu điện phụ thuộc vào loại hình dịch vụ bạn lựa chọn và khoảng cách địa lý giữa nơi gửi và nơi nhận.

• Gửi nội thành, nội tỉnh: 1–2 ngày.
• Gửi liên tỉnh: 2–4 ngày.
• Gửi quốc tế: 5–15 ngày tùy khu vực và hãng vận chuyển. Dịch vụ EMS (chuyển phát nhanh) sẽ có thời gian giao hàng ngắn hơn so với bưu phẩm thường.

Gửi quà qua bưu điện giá bao nhiêu?

Cước phí sẽ dựa trên:

• Trọng lượng và kích thước bưu phẩm.
• Khoảng cách vận chuyển (nội tỉnh, liên tỉnh, quốc tế).
• Dịch vụ bạn chọn (EMS, đảm bảo, bưu phẩm thường…).
  Thông thường, giá gửi hàng nội địa dao động từ 15.000đ đến vài trăm nghìn đồng, còn hàng quốc tế có thể từ 200.000đ trở lên tùy khu vực.

Những mặt hàng nào không được gửi qua bưu điện?

Theo quy định, các mặt hàng bị cấm gửi bao gồm:

• Vũ khí, đạn dược, vật liệu nổ.
• Ma túy, chất gây nghiện, chất độc hại.
• Sinh vật sống, thực vật bị cấm vận chuyển.
• Hàng giả, hàng nhái thương hiệu.
• Tiền mặt, vàng, kim loại quý nếu không khai báo hợp lệ. → Bạn nên kiểm tra kỹ danh sách hàng hóa cấm với bưu cục trước khi gửi.

Làm thế nào để đóng gói quà an toàn khi gửi bưu điện?

• Sử dụng hộp carton chắc chắn, không quá rộng.
• Bọc lót kỹ càng bằng mút xốp, giấy báo, màng chống sốc nếu hàng dễ vỡ.
• Dán kín bằng băng dính chắc và ghi chú “Hàng dễ vỡ” nếu cần.
• Ghi rõ thông tin người gửi, người nhận ở ngoài thùng.

Gửi quà qua bưu điện không chỉ là giải pháp tiện lợi và tiết kiệm mà còn là cách thể hiện sự quan tâm đến người thân, bạn bè hoặc khách hàng. Còn nếu bạn muốn gửi hàng nhanh hơn, có mức giá phải chăng hơn, và có hệ thống mạng lưới gửi hàng quốc tế ra nước ngoài, thì hãy lựa chọn dịch vụ gửi quà tặng đi quốc tế của Hiệp Phước Express nhé!