Cách Fax ra nước ngoài miễn phí nhanh nhất

Bạn đang muốn tìm hiểu cách fax ra nước ngoài hiệu quả và nhanh chóng? Bài viết này sẽ dành cho bạn. Dù nhu cầu fax ra nước ngoài tuy không còn phổ biến như trước, nhưng vẫn đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực như pháp lý, tài chính, y tế hay hợp đồng thương mại quốc tế. Trong bài viết này, Hiệp Phước Express sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ các phương pháp gửi tài liệu fax ra nước ngoài, từ truyền thống đến hiện đại.

Các phương pháp fax ra nước ngoài phổ biến hiện nay

Hiện nay, bạn có thể fax ra nước ngoài từ Việt Nam qua ba phương pháp chính:

• Fax truyền thống sử dụng máy fax và điện thoại bàn.
• Fax online qua các dịch vụ internet.
• Fax qua email bằng phần mềm tích hợp.

Mỗi phương thức đều có ưu, nhược điểm riêng tùy thuộc vào nhu cầu, mức độ bảo mật và tần suất sử dụng của người dùng hoặc doanh nghiệp.

Cách fax đi nước ngoài truyền thống bằng máy fax và đường điện thoại

Phương pháp cổ điển này sử dụng máy fax vật lý kết nối với điện thoại bàn (landline) để gửi tài liệu qua đường dây điện thoại đến số fax quốc tế của người nhận. Fax truyền thống phù hợp với tổ chức lớn, yêu cầu bảo mật và hạ tầng sẵn có có sử dụng Fax.

Chi phí gửi fax truyền thống sẽ phụ thuộc vào quốc gia gửi và nhận. Ví dụ, fax từ Việt Nam đi Mỹ có thể tốn từ 5.000 – 15.000 VNĐ/trang tùy nhà mạng.

Ưu điểm:

• Độ tin cậy cao, thích hợp với những nơi không có internet
• Phù hợp với các tổ chức hành chính, cơ quan nhà nước
• Hỗ trợ gửi nhanh tài liệu giấy mà không cần scan

Nhược điểm:

• Chi phí cao (bao gồm máy fax, giấy, mực và cước phí fax ra nước ngoài rất đắt)
• Không thân thiện với môi trường
• Khó lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu

Lưu ý thêm: Bạn cần biết số fax quốc tế chính xác, bao gồm mã vùng + số fax người nhận.

Cách fax online ra nước ngoài bằng dịch vụ fax qua internet

Fax online qua mạng Internet là phương pháp hiện đại, cho phép bạn fax tài liệu ra nước ngoài trực tuyến mà không cần máy fax. Tài liệu được tải lên nền tảng, sau đó gửi đến máy fax của người nhận qua máy chủ trung gian. Fax online có thể nói là rất linh hoạt, nhanh gọn, lý tưởng cho mọi đối tượng.

Ưu điểm:

• Không cần thiết bị vật lý
• Có thể gửi fax từ bất kỳ đâu, bằng máy tính hoặc smartphone
• Gửi được nhiều định dạng file (PDF, Word, hình ảnh…)
• Dễ dàng lưu trữ và quản lý fax

Nhược điểm:

• Phải đăng ký dịch vụ (miễn phí có giới hạn hoặc trả phí theo gói)
• Phụ thuộc vào kết nối internet
• Một số dịch vụ yêu cầu xác minh danh tính

Chi phí gửi fax đi nước ngoài dạng online giao động từ miễn phí cho đến trả phí. Gói miễn phí thì sẽ giới hạn số trang gửi mỗi tháng, còn gói trả phí thì sẽ mất từ 10 – 20 USD/tháng cho 100–300 trang fax quốc tế

Các dịch vụ fax online phổ biến:

• eFax – Cho phép fax qua email hoặc app, có bản dùng thử
• RingCentral Fax – Tích hợp tốt với hệ thống VoIP và email doanh nghiệp
• MyFax – Dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều quốc gia

Lưu ý thêm: Xét về độ bảo mật thì các dịch vụ fax online quốc tế có tính bảo mật cao. Nhiều dịch vụ sử dụng giao thức mã hóa SSL, xác thực hai bước, và lưu trữ trên đám mây bảo mật… Bạn có thể bắt đầu dùng thử những nền tảng này để trải nghiệm sự tiện lợi của việc fax online ra nước ngoài miễn phí (trong giới hạn nhất định).

Fax qua email bằng phần mềm hoặc dịch vụ chuyển đổi email thành fax

Một số dịch vụ fax online cho phép bạn fax từ email, nghĩa là bạn chỉ cần nhập nội dung email, đính kèm tài liệu và gửi đến địa chỉ email định dạng đặc biệt của người nhận (ví dụ: guihangquocte@hiepphuocexpress.com). Fax qua email được xem là giải pháp tối ưu cho dân văn phòng, freelancer, người thường xuyên gửi tài liệu.

Ưu điểm:

• Rất tiện lợi, không cần đăng nhập web hay cài phần mềm
• Tích hợp trực tiếp vào workflow của doanh nghiệp
• Gửi nhanh chóng chỉ bằng thao tác gửi email

Nhược điểm:

• Phải đăng ký dịch vụ hỗ trợ fax qua email
• Khó kiểm soát giao diện nếu dùng dịch vụ của bên thứ ba

Lưu ý thêm: Chi phí gửi fax qua email cũng giống như fax online, đều có gói miễn phí và trả phí. Thường các dịch vụ gửi fax đi nước ngoài qua email rất an toàn nếu sử dụng dịch vụ uy tín, có mã hóa đầu cuối.

Hướng dẫn chi tiết cách fax ra nước ngoài

Việc gửi fax ra nước ngoài hiện nay không còn là điều khó khăn. Dù bạn sử dụng máy fax truyền thống, fax online hay fax qua email, điều quan trọng là bạn cần biết rõ cách thực hiện để tránh thất bại giữa chừng hoặc lỗi định dạng.

Hiệp Phước Express sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể theo từng phương pháp fax, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.

Hướng dẫn cách fax đi nước ngoài truyền thống

Sau đây là 4 bước fax đi nước ngoài truyền thống của Hiệp Phước Express:

Bước 1: Chuẩn bị thiết bị và tài liệu

• Kiểm tra xem máy fax hoạt động tốt không, đã kết nối với đường dây điện thoại cố định (landline) chưa.
• Chuẩn bị tài liệu in sẵn trên giấy, khổ A4 (rõ ràng, không nhàu nát).

Bước 2: Quay số fax quốc tế

Bạn sẽ bấm số fax theo cấu trúc quốc tế như sau:
+ (Mã quốc tế) – (Mã vùng nếu cần) – (Số fax người nhận).

Ví dụ: Fax từ Việt Nam đến Mỹ: +1-212-9999999

Lưu ý: Dấu + được thay bằng mã gọi quốc tế của nhà mạng (thường là 00). Bạn phải kiểm tra và không bỏ sót bất kỳ số nào trong dãy số.

Bước 3: Gửi fax

• Đưa tài liệu vào khay nạp giấy (face up hoặc face down tùy máy).
• Nhấn nút “Send” hoặc “Start”.
• Chờ tín hiệu kết nối, máy sẽ tự động truyền dữ liệu.

Bước 4: Kiểm tra báo cáo từ máy fax

• Sau khi fax xong, máy sẽ in bản xác nhận gửi thành công hoặc thất bại. Nếu thất bại thì hãy làm lại vì khả năng cao bạn đã nhập sai chuỗi số fax…
• Kiểm tra độ rõ nét của bản fax đã gửi, tránh thiếu trang, mất nét.

Mẹo: Để tiết kiệm chi phí, bạn nên chọn giờ thấp điểm để fax (ngoài giờ hành chính) – một số nhà mạng áp dụng cước thấp hơn.

Hướng dẫn cách fax online ra nước ngoài

Hiệp Phước Express khuyên bạn nên sử dụng cách này để tối ưu chi phí. Bởi vì bạn sẽ không cần cài phần mềm, fax được từ máy tính hoặc điện thoại thông minh mọi lúc, mọi nơi.

Bước 1: Việc đầu tiên bạn hãy chọn dịch vụ fax online phù hợp với nhu cầu của mình. Một số nền tảng gửi fax quốc tế phổ biến:

• eFax (phù hợp cá nhân, doanh nghiệp nhỏ).
• RingCentral Fax (tích hợp hệ thống tổng đài VoIP).
• MyFax (dễ dùng, hỗ trợ nhiều định dạng).

Bước 2: Đăng ký tài khoản và thanh toán

• Truy cập website của nhà cung cấp.
• Chọn gói dịch vụ (nhiều nền tảng có cho dùng thử miễn phí 30 ngày).

Bước 3: Tải tài liệu lên

• Tùy vào nền tảng dịch vụ fax online, bạn hãy chọn “Send Fax” hoặc “Upload File” để tải file PDF, Word, ảnh.. của bạn lên.
• Nhập số fax quốc tế người nhận, đúng định dạng: +1-xxx-xxx-xxxx.

Bước 4: Gửi fax và theo dõi

• Nhấn “Send” và chờ phản hồi trạng thái.
• Một số dịch vụ gửi thông báo qua email hoặc tin nhắn khi fax được nhận thành công.

Hước dẫn cách Fax qua email

Đây là hình thức fax tài liệu ra nước ngoài tiện lợi dành cho những người thường xuyên làm việc trên email, không cần truy cập web fax. Hầu hết các dịch vụ fax qua email đều có mã hóa TLS/SSL nên rất đảm bảo an toàn dữ liệu.

Bước 1: Chọn dịch vụ hỗ trợ fax từ email: Bạn có thể cài và sử dụng một số dịch vụ như eFax, InterFAX, Fax.Plus để hỗ trợ gửi fax trực tiếp qua email.

Bước 2: Cài đặt và cấu hình ban đầu

• Đăng ký tài khoản.
• Kết nối email cá nhân với dịch vụ fax.
• Xác thực thông tin và kích hoạt dịch vụ.

Bước 3: Soạn email và gửi fax

• To: Nhập địa chỉ theo định dạng đặc biệt. Ví dụ: 11234567890@hiepphuocexpress.com
• Subject + Body: Không bắt buộc, chỉ đính kèm file là đủ.
• Attachment: Tài liệu đính kèm cần gửi (PDF, DOC, JPG,…)

Bước 4: Gửi và nhận xác nhận: Sau khi gửi, bạn sẽ nhận được email phản hồi xác nhận fax đã được gửi hoặc thất bại.

Lưu ý khi lựa chọn phương pháp fax ra nước ngoài

Việc lựa chọn cách fax ra nước ngoài không chỉ phụ thuộc vào thiết bị bạn đang có, mà còn phải cân nhắc nhiều yếu tố khác như ngân sách, tần suất sử dụng, yêu cầu bảo mật và tính tiện lợi. Dưới đây là những điều quan trọng bạn nên suy xét trước khi quyết định.

• Chi phí: Fax truyền thống có chi phí cao do cần thiết bị riêng, mực, giấy và cước gọi quốc tế. Fax online/fax qua email có chi phí linh hoạt, có gói miễn phí và gói trả phí theo trang hoặc tháng.
• Tần suất sử dụng: Gửi 1–2 lần/tháng thì dùng fax online hoặc dịch vụ fax theo trang là tiết kiệm nhất. Gửi hàng ngày thì nên đầu tư vào giải pháp fax server hoặc phần mềm chuyên dụng.
• Độ bảo mật: Fax truyền thống sẽ khó bị hack nhưng dễ bị lộ thông tin nếu đặt máy ở nơi công cộng. Còn Fax online và fax qua email sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp có hỗ trợ mã hóa, bảo mật hai lớp hay không.
• Tính tiện lợi: Fax online và fax qua email vượt trội về sự linh hoạt, thao tác nhanh chóng, dễ lưu trữ so với fax truyền thống.

Mẹo để fax ta nước ngoài hiệu quả tiết kiệm chi phí

Kể cả khi đã chọn được phương pháp phù hợp, bạn vẫn có thể tối ưu thêm để fax quốc tế nhanh hơn, rõ ràng hơn và tốn ít chi phí hơn.

Sử dụng dịch vụ fax online có gói cước phù hợp

Lựa chọn gói dịch vụ theo nhu cầu thực tế (số lượng trang/tháng, quốc gia gửi). Ưu tiên các nhà cung cấp có chính sách dùng thử miễn phí, tính cước linh hoạt, không ép buộc hợp đồng dài hạn.

Ví dụ: eFax Free, Fax.Plus (bản basic), MyFax Pay-as-you-go.

Nén file tài liệu trước khi fax

Việc nén file giúp tăng tốc độ gửi fax, giảm lỗi khi gửi file quá nặng. Dùng các công cụ nén file (PDF Compressor, SmallPDF) để giảm dung lượng.

Kiểm tra kỹ số fax trước khi gửi

Kiểm tra định dạng số fax quốc tế kỹ lưỡng để tránh lỗi quay số sai, gây lãng phí và lỗi gửi.
+ [Mã quốc gia] – [Mã vùng (nếu cần)] – [Số máy fax]

Ví dụ: Fax từ Việt Nam sang Nhật → +81-3-xxxxxxx

Sử dụng phần mềm scan chất lượng cao để tạo bản fax rõ nét

Dùng phần mềm như CamScanner, Adobe Scan hoặc máy scan chuyên dụng. Scan ở độ phân giải từ 200-300 dpi, lưu thành file PDF, tránh ảnh mờ, mất chữ.

Sử dụng dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài kèm fax

Nếu bạn cần vừa gửi bản gốc giấy vừa fax bản điện tử kèm việc vận chuyển hàng hóa thì hãy sử dụng dịch vụ vận chuyển có hỗ trợ fax của Hiệp Phước Express. Dịch vụ gửi hàng kèm Fax tài liệu quốc tế là một giải pháp vận chuyển trọn gói của chúng tôi. Ngoài ra chúng tôi cũng có dịch vụ gửi hàng tài liệu

Tham khảo thêm về vận chuyển đường bộ quốc tế của Hiệp Phước Express, dịch vụ này có hỗ trợ gửi tài liệu kèm giấy Fax cho bạn.

Các câu hỏi thường gặp khi fax tài liệu ra nước ngoài FAQ

Fax ra nước ngoài có đắt không?

Chi phí fax ra nước ngoài sẽ phụ thuộc vào phương pháp bạn sử dụng và quốc gia bạn muốn gửi đến.

• Fax truyền thống: Cước phí gọi quốc tế tính theo từng phút, trung bình từ 5.000 – 20.000 VNĐ/trang.
• Fax online: Linh hoạt và tiết kiệm hơn, có nhiều gói từ miễn phí (giới hạn số trang) đến gói trả phí chỉ từ 10 – 20 USD/tháng.
• Nếu bạn fax thường xuyên, dịch vụ fax online là giải pháp tiết kiệm và hiệu quả hơn cả.

Tôi cần chuẩn bị những gì để fax ra nước ngoài?

Tùy theo phương pháp, bạn cần chuẩn bị một số thiết bị và thông tin cơ bản:

Với fax truyền thống:

• Máy fax hoạt động tốt
• Đường dây điện thoại bàn quốc tế
• Tài liệu in sẵn
• Số fax quốc tế của người nhận

Với fax online hoặc fax qua email:

• Máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet
• Tài liệu định dạng PDF, Word hoặc hình ảnh
• Đăng ký dịch vụ fax online hoặc phần mềm fax qua email
• Số fax quốc tế chính xác

Fax online có an toàn không?

Có, nếu bạn sử dụng dịch vụ uy tín và có mã hóa bảo mật. Hầu hết các dịch vụ fax online chuyên nghiệp hiện nay như eFax, Fax.Plus, RingCentral đều sử dụng công nghệ mã hóa SSL, xác thực hai lớp và lưu trữ an toàn trên đám mây.

Làm thế nào để tìm số fax quốc tế?

Bạn có thể hỏi trực tiếp đối tác/khách hàng tại quốc gia cần gửi fax, tra cứu trên website chính thức của tổ chức/doanh nghiệp, kiểm tra danh thiếp, hợp đồng hoặc hóa đơn (nếu có).

Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng nhất về cách fax ra nước ngoài của Hiệp Phước Express. Nếu bạn muốn gửi fax để tối ưu chi phí và tiện lợi hơn thì hãy sử dụng dịch vụ gửi tài liệu đi nước ngoài của chúng tôi.