Việc gửi các loại bưu phẩm là hàng hóa cần được thực hiện các bước như sau:
B1. Chuẩn bị gửi.
1. Chuẩn bị hàng hóa cần gửi ( về số lượng, trọng lượng, chủng loại….)
2. Kiểm tra với Viettel Post về danh mục hàng hóa cần gửi có thuộc danh mục cấm gửi của nhà nước hoặc của hàng không Việt Nam hay không.
3. Chuẩn bị các loại giấy tờ hóa đơn chứng từ đi kèm hàng hóa gửi. Đối với một số loại hàng hóa đặc biệt hoặc số lượng lớn, yêu cầu này là bắt buộc.
4. Chuẩn bị đầy đủ thông tin người gửi, người nhận.
5. Liên hệ tới Viettel Post để thông báo về việc lấy bưu phẩm. Khách hàng cần cung cấp cho Viettel Post các thông tin về hàng hóa cần chuyển bao gồm chủng loại ( là hàng hóa thông thường, hàng giá trị cao hay hàng hóa đặc biệt …), số lượng ( số kiện, trọng lượng… ), nơi đến, hình thức chuyển phát ( chuyển phát nhanh, chuyển thường hay hỏa tốc …) … để Viettel Post có thể tư vấn cho khách hàng một cách chi tiết về dịch vụ, các yêu cầu đóng gói hoặc vận chuyển…và sắp xếp phương tiện để vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Bước 2: Kiểm tra và kê khai hàng hóa trước khi gửi
Chuẩn bị đầy đủ hàng hoá, bưu phẩm cần gửi: chứng từ, tài liệu, hóa đơn,… nếu là hàng hóa thì cần có số lượng, trọng lượng và chủng loại. Hàng hóa nhất thiết cần có các loại giấy tờ hóa đơn chứng từ đi kèm.
Kiểm tra với Viettel Post về các hàng hóa, chứng từ để đảm bảo không vi phạm các điều cấm gửi của Viettel Post cũng như theo quy định pháp luật.
Kê khai hàng hóa, bưu phẩm công ty để được sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh, hay các dịch vụ khác đi kèm:
Đối với các bưu phẩm chứng từ, hóa đơn,… khách hàng cần khai báo nội dung của bưu gửi trên vận đơn như tài liệu hay hóa đơn, hộ chiếu, hồ sơ đăng kí học, bưu kiện mật,… Các bưu gửi là hóa đơn VAT cần kê khai loại hình hóa đơn và ghi rõ số hóa đơn lên trên bill gửi.
Đối với hàng hóa, người gửi ghi rõ: chủng loại là hàng hóa thông thường, hàng hóa đặc biệt, hàng hóa giá trị cao,… số lượng hàng hóa, số kiện hàng; trọng lượng, khối lượng hàng hóa,…
Xác định đầy đủ, chính xác thông tin người nhận, để đảm bảo dịch vụ chuyển phát được thực hiện một cách hiệu quả, khách hàng nên ghi địa chỉ người nhận càng chi tiết càng tốt, một số thông tin không thể thiếu: tên, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại.
Các yêu cầu khi gửi hàng: Sử dụng dịch vụ gì: chuyển phát hỏa tốc, hẹn giờ, chuyển phát nhanh hay thường,…, để Viettel Post có thể tính chính xác cước phí dịch vụ và các cước phí phát sinh khác cho khách hàng, đảm bảo hàng hóa, bưu phẩm được gửi tới đúng thời gian yêu cầu.
Nhà sáng lập, CEO-Founder của Hiệp Phước Express.
