【GIẢI ĐÁP】Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì?

Bộ chứng từ Xuất – nhập khẩu sẽ bao gồm:

1. Bill of Lading. Một số loại thường gặp:

Straight bill of lading
Order bill of lading
Bearer bill of lading
Surrender bill of lading
Air waybill (Đối với vận chuyển hàng không)

2. Invoice (Proforma Invoice hoặc Commercial Invoice)

Proforma Invoice (Hoá đơn chiếu lệ)
Commercial Invoice (Hoá đơn thương mại)

3. Packing List (Bảng kê danh sách hàng hoá đóng thùng chi tiết)

Packing List Sample 01
Packing List Sample 02
Packing List Sample 03

4. Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc)

5. Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm lô hàng)

6. Shipping Documents (Chứng từ giao hàng)

7. Other Documents (if any) (Các chứng từ linh tinh khác (nếu có))

Certificate of Fumigation (Giấy chứng nhận hun trùng hàng hóa)
Phytosanitary Certificate (Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật)
Booking Note (Giấy lưu cước phí)
Bill of Lading Terms and Conditions (Các điều khoản của Vận đơn đường biển)
Export Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá xuất khẩu)
Import Clearance Form (Tờ kê khai hàng hoá nhập khẩu)
Sale Contract (Hợp đồng mua-bán hàng hoá)

Chứng từ bắt buộc

Đây là những giấy tờ tài liệu mà gần như bắt buộc phải có với tất cả các lô hàng.

  • Hợp đồng thương mại (Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…
  • Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.
  • Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.

Chứng từ thường có

Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

  • Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
  • Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.
  • Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.